ワークフローとは、業務における一連の流れのことです。会社組織内では主に社内業務手続きにおける「申請・承認のプロセス」のことを指します。
それらの社内業務手続きをクラウド上のインターネット環境で行えるのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムを活用することで、承認の進捗状況が常に確認できるようになり、外出先からでもPC・スマホで申請や承認作業が可能になるなど、意思決定のスピードが格段に向上します。
本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、それぞれのワークフローシステムの特徴、機能、料金などを比較しながら紹介していきます。
業務の生産性向上・効率化を目的に、ワークフローシステムの導入をご検討中の事業責任者様や労務部門のご担当者様は必見です。
ワークフローシステムとは？
会社内では日々様々な申請・決裁が行われています。ワークフローシステムとは、それらの社内決裁の流れを自動化するために作られたシステムです。
これまではほとんどの企業が、紙やメール添付にて申請・承認作業を行っていました。しかしながら、紙やメールによるワークフローは承認がおりるまで時間が掛かるといった問題がありました。
特に承認者が複数存在する場合は申請書がどこで停滞しているかわからず、承認の進捗状況を把握できなくなるといったこともあります。
また、承認印をもらうためだけにオフィスに出社しなければならないといったことも起きていました。
そうした従来の仕事の非効率な部分を見直し、意思決定スピードの向上に役立つツールこそがワークフローシステムです。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムの大きなメリットは、社内申請・承認業務の進捗状況をリアルタイムで把握できることと、決裁者がどこでも承認することができる点です。
特に昨今ではリモートワークなどでオフィス以外で仕事をする機会が増えたことにより、情報やデータが一つに集約されるクラウドシステムの活用は必須となっています。
ここではワークフローシステムのメリットについて解説します。
メリット1 社内書類の電子化が可能
ワークフローシステムは、社内書類の電子化が可能です。
従来の紙の申請書の場合、保管場所の確保が必要でした。また、紙の申請書の場合は書類の破損や紛失・盗難のリスクもありました。
社内書類を電子化することで、クラウドサーバー内にデータが自動的に保存されます。データが保管されているサーバーは、万全なセキュリティ対策を講じられているため、情報漏洩のリスクも限りなく低くなっています。
メリット2 いつでもどこでもWEB申請・承認が可能
ワークフローシステムは、インターネット環境があれば外出先でもアクセスが可能です。
そのため、決裁者が外出や出張の場合にその間決裁が取れず業務が滞留してしまうことや、担当者者が判子をもらうために社内で決裁者を探し回るといった無駄な時間が無くなります。
メリット3 導入コストが低く、メンテナンスの手間が掛からない
クラウド型のワークフローシステムは導入コストを抑えられ、なおかつ常に最新バージョンで利用可能です。
社内サーバーに設置するオンプレミス版やローカル環境にインストールするパッケージ版は、ライセンス費用が高額になる上、バージョン更新の際は新たに自分達で更新作業を行わなければならず、コストと手間が掛かります。
クラウド型のワークフローシステムは、月額費用を払うことで利用ができるため導入コストを抑えられる上、自動でアップデートされます。そのため手間を掛けずに常に最新機能を使える状態を保つことができます。
メリット4 パソコン・スマホなどあらゆるデバイスからアクセスが可能
ワークフローシステムは、パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスで利用することが可能です。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスができるため、移動中やリモートワーク・サテライトオフィスで仕事をする際にも利用が可能です。
メリット5 他サービスとの連携で社内業務を効率化
ワークフローシステムは、会計システム・勤怠管理システム・グループウェアといった他のサービスとの連携が可能です。
他のサービスと連携をすることで、それぞれのツールをシームレスに使えるようになります。また情報やデータが一つに集約されることで、分析に役立つ詳細なレポート出力が可能です。
ワークフローシステム比較10選
ワークフローシステムは各サービスによって、機能や特長が異なります。自社の規模・運用に見合ったシステムを選ぶことが重要です。
導入時には下記のポイントを抑えた上で、いくつかのシステムに候補を絞り比較検討をしましょう。ここからはワークフローシステム10選をご紹介します。
rakumoワークフロー（rakumo株式会社）
概要
rakumoワークフローは、Google Workspace（旧 G Suite）連携をすることで、社内のあらゆる決裁のスピードアップが可能になるクラウド型ワークフローシステムです。
他のrakumo製品との連携も可能で、交通費・経費精算などがシームレスに申請可能です。
特長
・Google Workspace（旧G Suite）連携により、Gmail・GoogleDriveの利用が可能。決裁業務をスピーディに
・ベンチャーから上場企業まであらゆる業態・規模の企業にマッチし、誰でも使いやすいインターフェース
・申請者・承認者への通知はメール/Slackに対応。確認漏れ、承認の滞留を防ぐ
導入時の注意点
・利用には年単位の契約が必要
・管理者は自分が申請したワークフローしか確認ができない
無料プラン有無
2週間トライアル有
費用
| rakumoワークフロー（単体） | rakumo Basicパック | rakumo Suiteパック | |
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 390円/ユーザー | 780円/ユーザー |
| 年額費用 | 3,600円/ユーザー | 4,680円/ユーザー | 9,360円/ユーザー |
※契約の際は、12ヶ月単位での契約が必要
導入企業の声
・スマートフォンからの承認ができるようになったのが大きいです。これによって、我々が外部にいるときでもスピーディーに決済がおこなえるようになりました。（デジタルマーケティング）
・承認する立場の社員が出張や外出したりすることも多く、”判子待ち”で業務が中断してしまいしたが、rakumoワークフロー導入により、そうした時間のロスは発生しなくなりました。（サービス業）
ジョブカンワークフロー（株式会社Donuts）
概要
ジョブカンワークフローは、社内のあらゆる申請・決裁業務をいつでもどこでも承認・承認の確認ができるクラウド型ワークフローシステムです。
使いやすさを追求したシンプルなUI設計で、パソコン操作が苦手な方でも直感的に使いやすい画面設計です。
特徴
・スマホで申請・承認ができる。決裁者が出張・外出中でも業務の滞留を防ぐ
・稟議書、経費精算などのあらゆる申請書に対応。よく使われる申請書テンプレートも用意されており簡単に作成が可能
・必須入力設定や、入力種別設定（文字・日付・数字・ラジオボタンなど）が可能。申請ミス・入力漏れを防ぎ、業務の無駄を削減
導入時の注意点
・管理者は自分が申請フローにいないものは閲覧ができない
・フローが複雑なものになると設定が難しくなるため、初期設定に時間を要する可能性がある
無料プラン有無
30日間無料プラン有
費用
300円/月額/ユーザー
※大企業（500名目安）は別途見積り
導入企業の声
・従業員数が多い企業こそ、運用に応じてシステム化できる仕組みが有効だと感じています。ジョブカンワークフローはそれを実現するために必要なメンテナンス性の高さと、利用者に負荷を感じさせない快適環境が整っています。（住宅販売）
・これまで運用していた各申請書のほかに、口頭やメールで申請していたようなものをジョブカンで運用しています。社内では、「ジョブカンしておいて」というコミュニケーションが生まれる程馴染んでいます。ジョブカン＝申請（承認）という意味合いが浸透していますね。（エンターテイメント）
X-point Cloud（株式会社エイトレッド）
概要
X-point Cloud（エクスポイントクラウド）は、使い慣れた紙の申請書デザインのままで社内ワークフローの申請・承認ができる、クラウド型ワークフローシステムです。
書類確認後はワンクリックで承認できるので、決裁スピードを大幅に改善します。
特長
・紙帳票のような入力フォームの作成・設定が可能。手書きの申請書と同じ感覚で使用できる
・ワンクリックで承認ができるので、決裁スピードが大幅に改善
・設備投資不要で即利用が可能。Google Workspace、サイボウズなど各種グループウェアとの連携も可能
導入時の注意点
・新たに申請書を作成する場合や、作成頻度が高くない場合はマニュアルがないと操作がわかりにくいという声がある。状況に応じて社内マニュアルを作成するなどの対応が必要
無料プラン有無
30日間無料トライアル有
費用
・スタンダードプラン
月額費用500円×ユーザー数
初期費用14万円
・プリペイドプラン
14万円＋475円×ユーザー数×12
月額費用0円
導入企業の声
・これまで2週間程度かかっていた起案書決裁期間が、X-point Cloud導入直後から1週間程度に短縮されました。今後運用を通じてさらに期間短縮が期待できます。（大学）
・従来の紙ベースの申請書と同じ書式を用意できたことから、ユーザが書式変更に戸惑うこともなく容易に移行することができました。（化学薬品の製造・販売）
ActionPassport（株式会社イーネットソリューションズ）
概要
ActionPassport（アクションパスポート）は、稟議書などの各種申請書類や承認が必要な業務書類のワークフローをWeb上で行うクラウドシステムです。
データセンター運用を専業で行っているイーネットソリューションズが運営しているので、セキュリティ対策も万全で顧客要望に合った柔軟なシステム構築にも対応しています。
特長
・紙の申請書・既存帳票の移行がスムーズ。Excelファイルに取り込むことで効率的に作成が可能
・組織変更時の対応も簡単スムーズ。組織の複製・編集、および複数組織で同時利用が可能
・様々な疑問や不安に応える運用サポート体制。設定方法や運用に迷った時も安心
導入時の注意点
・500円（月額/ユーザー）で利用できるが、機能を追加する場合は別途オプション料が掛かるため割高になる可能性がある
無料プラン有無
無し
費用
・500円/月額/ユーザー（最低契約数10ID※10ID以降は1ID単位の契約）
・その他オプション費用別途
導入企業の声
・決裁者は移動中や出張先のホテルなどで、スマートフォンから承認するようになり、スピード感も大きく変わりました。ほとんどは1週間以内に承認まで終わって、早いものは即日決裁です。 （ハウスメーカー）
・以前は申請書をずっとファイリングしていましたが、ワークフローが電子化されたことで、ファイリングの量は半分程に減りました。（板金加工）
Smart Flow（VeBuln株式会社）
概要
Smart Flowは初期費用0円、ユーザー20人までなら利用料0円で使えるクラウド型ワークフローシステムです。
他システムとのAPI連携や、Slack・LINEWORKSといったグループウェアとも連携が可能なので、ワークフローシステムの導入時の負担を軽減し、現場での活用浸透を促進します。
特長
・ユーザー20人までなら初期費用0円、利用料0円から使える
・SlackやLINEWORKS連携により、承認依頼通知や申請進捗の確認が可能
・かんたんシンプルなUI設計。運用時の不明点はサポート体制も万全
導入時の注意点
・中堅・大規模企業の複雑なワークフローに対応するには機能が少ない。主に小規模企業向け
無料プラン有無
Free Plan有り（利用期間無制限）
費用
| Free Plan | Professional | Business | |
| 費用（月額） | 0円 | 460円/ユーザー | 要問合せ |
| 申請件数 | 30件/月 | 無制限 | 無制限 |
| 保存容量 | 1GB | 5GB | 要問合せ |
導入企業の声
無料でのワークフローシステムを探していたところ、業務デザイナーにたどりつきました。当社のような小規模企業であれば、事が足りるので助かっています。
業務デザイナー（株式会社ユニオンシンク）
概要
業務デザイナーは、社内の申請・決裁プロセスにおいて、人がやらなくても良い作業を担当することで、人しかできない作業に注力できる環境作りをサポートするシステムです。
申請・承認機能のほか、進捗管理やAIによる情報（データ）の収集・分析機能があり、業務の生産性向上を支援します。
特長
・ワークフローに注意事項や作業手順などの情報も記載できるので、業務マニュアルとして使用することが可能
・プログラミング知識不要。直感的な操作だけでレイアウトの構築・編集が可能
・キーワード自動解析AIツールを実装。登録された文章から頻出度の高いキーワードを自動で取得
導入時の注意点
機能が豊富である分、PCが苦手な場合は慣れるまでに多少時間がかかる可能性がある
無料プラン有無
要問合せ
費用
要問合せ
導入企業の声
・決裁文書の郵送／FAXが不要になり、起案から決裁まで迅速に進むようになりました。また、各人の行動予定が確認でき、申請のタイミングを計算できるようになりました。（公益財団法人）
・残業申請をワークフロー化することで、物理的にも手間が省け、申請書の紛失や停滞もなくなり、担当者へ早く届くようになりました。（飲食チェーン）
Stream line（株式会社ミトリ）
概要
Stream line（ストリームライン）は、高機能でありながら、月額300円/ユーザーという低コストで始めることができるワークフローシステムです。
それまでの帳票レイアウトをそのまま運用できる帳票デザインや、組織ごとに異なる複雑な承認ルートの設定にも対応。プログラミング知識がなくても直感的な操作だけで構築が可能です。ワークフローシステム導入が初めてでも現場の負担を抑えるための機能が備わっています。
特長
・これまでに使用していた帳票レイアウトをそのまま運用できるので、業務変更負荷を抑えられる
・多彩なルート設定機能で。単純なものから複雑な承認ルートまで幅広く対応が可能
・言語切替（英語）機能を標準装備。海外展開時や現地社員もそのまま利用が可能
導入時の注意点
・利用は年間（12ヶ月）契約が必要
・承認ルートや条件分岐などのカスタマイズの柔軟性が乏しく、複雑なワークフロー設計対応がしにくい
無料プラン有無
90日間無料期間有
費用
| Basic | Professional | |
| 費用 | 300円/月額/ユーザー | 750円/月額/ユーザー |
| 初期費用 | 1～50ユーザー ：5,000円/社51～100ユーザー：10,000円/社101ユーザー以上：30,000円/社 | 100,000円/社 |
| 保存容量 | 1GB×契約ユーザー数 | 10TB |
collabo flow（株式会社コラボスタイル）
概要
collabo flow（コラボフロー）は、プログラミングなど専門知識不要で誰でも簡単に各種申請フォームを作成できる、ワークフローシステムです。
パズル感覚で直感的な操作で承認経路を設定ができ、ボタンを押すだけで申請フォームの作成が可能です。
誰でも簡単に操作ができるので、業務の属人化の防止や人事異動時の決裁者変更などもスピーディに行うことが可能です。
特長
・プログラミング知識は一切不要。Excelなどでフォームがかんたんに作成可能
・誰でもかんたんに運用が可能なので、業務を属人化することなく引継ぎ時も安心
・API連携で外部システムとの連携が可能。社内の様々なデータ・情報を統合し業務改善に活用できる
導入時の注意点
社内の申請・承認フローが複雑な場合、対応しきれない場合がある
無料プラン有無
30日間無料お試し有
費用
・月額 500円/ユーザー
・年額 5,880円/ユーザー
※最低5ユーザーから利用可能
Workflow EX（株式会社Knowlbo）
概要
Workflow EX（ワークフローEX）は、Excelの稟議文書をそのまま電子化することができるワークフローシステムです。
Excel文書で申請を行っている企業は、システム化による負担なく従来通りのフォーマットで申請ができる上、Web上での申請・決裁により承認までの時間を短縮することが可能です。
特長
・パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからの稟議書申請が可能。各デバイスに最適化されたUIで操作も簡単
・使い慣れたExcel・Wordのフォームをそのまま電子フォーマットとして利用が可能。現場の負担を抑える
・過去の申請内容確認や、進行中の申請状況の見える化により業務の滞留を防ぐ。リモートワークの促進にも有効
導入時の注意点
費用は企業規模に応じて異なるため、導入費用・保守管理費用が他システムに比べて割高になる可能性がある
無料プラン有無
要問合せ
費用
要問合せ
導入企業の声
・朝に申請した稟議書が午後には決裁を頂けるようになりました。決裁完了までのタイムスパンが従来は日にち単位だったものが、現在は時間単位になりました。もう紙の時代には戻れないですね。（鉄道）
・システム上でワークフローの進捗管理をきめ細かくチェックできることで、承認の遅延が発生している場合はピンポイントで督促メールが発行できるようになりました。そのお陰で回覧処理にかかるムダな時間がなくなりました。（飲食チェーン）
Create!Webフロー（インフォテック株式会社）
概要
Create!Webフロー（クリエイトウェブフロー）は、紙による申請・決裁業務を「そのまま電子化」するためのワークフローシステムです。
これまで活用していたExcelやWordで作成・印刷をしていた紙の申請書イメージのままWebシステムで利用することができ、社内業務のペーパーレス化を実現します。
特長
・使い慣れた紙申請書と同じ見た目でワークフローの電子化が可能
・承認ルートと進捗状況が一目瞭然。承認済みの人と、承認中の人がWeb上でひと目で把握可能
・過去の承認・決裁の証跡はデータベースに保管。紙書類の保管場所の確保および、保管コストの削減が可能
導入時の注意点
クラウド版とパッケージ版の2種類があり、それぞれ機能・特長が若干異なるため、自社の運用目的・予算に合わせて検討が必要
無料プラン有無
1ヶ月無料プラン有
費用
・500円/月額/ユーザー
・5,500円/年額/ユーザー
・初期費用無料
導入企業の声
・Create!Webフローを導入されてから、紙が出力されることが一切なくなりました。そのお陰で、書類の保管に必要な手間やスペース（書庫）も不要となり、大きなコスト削減に繋がりました。（OA機器販売）
・導入前と比較して、起案から決裁までの日数が大幅に短縮されました。書類を運ぶ手間と時間が省かれたということと、決裁者が出張している時でも端末を使って決裁できるようになったことが大きな要因です。（学校法人）
ワークフローシステムを一覧表で確認
| ツール名 （社名） | 特長 | 費用 |
| rakumoワークフロー （rakumo株式会社） | ・Google Workspace連携により、Gmail・GoogleDriveが利用可能 ・あらゆる業態・規模の企業にマッチし、誰でも使いやすい操作画面 ・申請、承認通知はメール/Slackに対応。業務の滞留を防ぐ | ・rakumoワークフロー 月額300円/ユーザー 年額3,600円/ユーザー ・rakumo Basicパック 月額390円/ユーザー 年額4,680円/ユーザー ・rakumo Suiteパック 月額780円/ユーザー 年額9,360円/ユーザー |
| ジョブカンワークフロー （株式会社Donuts） | ・スマホで申請・承認ができる。決裁者が出張中でも業務の滞留を防ぐ ・稟議書、経費精算などあらゆる申請書に対応。テンプレートで簡単作成 ・必須入力設定や、入力種別設定が可能。申請ミス・入力漏れを防ぐ | 月額300円/ユーザー ※大企業（500名目安）は別途見積り |
| X-point Cloud （株式会社エイトレッド） | ・紙帳票のような感覚で使用できる入力フォームの作成・設定が可能 ・ワンクリックで承認ができるので、決裁スピードが大幅に改善 ・設備投資不要で即利用が可能。各種グループウェアとの連携も可能 | ・スタンダードプラン 月額500円×ユーザー数 初期費用14万円 ・プリペイドプラン 14万円＋475円×ユーザー数×12 |
| ActionPassport （株式会社イーネットソリューションズ） | ・紙申請書・既存帳票をExcelに取り込むことでスムーズに移行可能 ・組織変更時の対応も簡単スムーズ。複数組織で同時利用も可能 ・設定方法や運用方法に関する疑問や不安に応える運用サポート体制 | ・月額500円/ユーザー （最低契約数10ID） ・その他オプション費用別途 |
| Smart Flow （VeBuln株式会社） | ・ユーザー20人までなら初期費用0円、利用料0円から使える ・SlackやLINEWORKS連携で承認依頼通知や申請進捗の確認が可能 ・かんたんシンプルなUI設計。運用時の不明点はサポート体制も万全 | ・Professional 月額460円/ユーザー ・Business 要問合せ |
| 業務デザイナー （株式会社ユニオンシンク） | ・注意事項・作業手順等も記載できるので業務マニュアルとして使用可能 ・専門知識不要。直感的な操作だけでレイアウト構築・編集が可能 ・登録文章内から頻出度の高いキーワードを取得する自動解析AIツール | 要問合せ |
| Stream line （株式会社ミトリ） | ・従来のレイアウトをそのまま運用でき、変更負荷を抑制 ・多彩なルート設定で単純なものから複雑な承認ルートまで幅広く対応 ・言語切替（英語）機能を標準装備。海外展開時にもそのまま利用が可能 | ・Basic 月額300円/ユーザー ・Professional 月額750円/ユーザー |
| collabo flow （株式会社コラボスタイル） | ・専門知識は一切不要。Excelなどでフォームが簡単に作成可能 ・誰でも簡単に運用可能。業務を属人化することなく引継ぎ時も安心 ・外部システムとの連携で、データ・情報を統合し業務改善に活かせる | ・月額500円/ユーザー ・年額5,880円/ユーザー ※最低5ユーザーから利用可能 |
| Workflow EX （株式会社Knowlbo） | ・スマホやタブレットから申請・承認が可能。見やすいUIで操作も簡単 ・使い慣れたExcel・Wordのフォームのまま電子化が可能 ・進行中の申請状況の見える化により業務の滞留を防ぐ | 要問合せ |
| Create!Webフロー （インフォテック株式会社） | ・使い慣れた紙申請書と同じ見た目でワークフローの電子化が可能 ・Web上で承認ルートと承認状況をひと目で把握可能 ・証跡はデータベースに保管。紙書類の保管コストの削減が可能 | ・月額500円/ユーザー ・年額5,500円/ユーザー ・初期費用無料 |
まとめ｜ワークフローシステムにより社内決裁の時間短縮やコスト削減が可能
この記事では、社内業務の稟議書作成・決裁承認に最適な「ワークフローシステム」について、各システムの特長や実際に利用された企業の声も含めて紹介してきました。
ワークフローシステムを使えば、申請書ごとにどこまで承認が進んでいるかひと目でわかるようになり、社内業務の滞留を防ぐことが可能です。
パソコンの他、スマホやタブレットなどあらゆるデバイスからアクセスができるので、決裁者は出張中やリモートワークの際にも申請書類の承認を行うことが可能です。
もし、自社に見合ったワークフローシステムの選び方がわからないといった場合や、導入後の戦略的な活用方法がわからないといった場合は、それぞれのワークフローシステムの資料請求・お問い合わせを行って導入を検討してみてください。
