今すぐ仕事の効率化を実現させる効率アップのテクニック16選

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officeIT技術の進化などにより更にスピード化が進むビジネスの世界。それに比例するかのように、以前よりも時間に追われて忙しくなったと感じている人が多いようです。ですが、スケジュールが詰まってタイトになっている状況が、必ずしも仕事効率を上げているという結果に繋がる訳ではないという点に注意しなければなりません。

というのも、私たちは仕事の効率化というと「空いている時間に如何に効率良く仕事や用事を詰め込めるか」という考えに陥りがちですが、それはただ単に仕事量を最大化させているだけに過ぎません。大切なのは仕事量を最大化させるのではなく、仕事の成果の最大化です。

そこで、本当の意味で今すぐ仕事の効率化を実現できる方法を4つのSTEPに分けて、16のテクニックをご紹介します。


【目次】
STEP1: スケジューリングの極意
仕事の効率化1|スケジュールにはホワイトスペースを確保する
仕事の効率化2|スケジュールは体内時計とリンクさせる
仕事の効率化3|仕事もプライベートもスケジュールは一元化する
仕事の効率化4|TO DOリストを作る

STEP2: 感覚を信じた仕事術
仕事の効率化5|好きなものから取り掛かる
仕事の効率化6|自分の直感を信じる
仕事の効率化7|自分の感情周期を活用する
仕事の効率化8|とにかくスピードアップする

STEP3: 思考はいつだってポジティブに
仕事の効率化9|ストレスやネガティブ思考は直ぐにやっつける
仕事の効率化10|反省と後悔をしない
仕事の効率化11|ナルシストになる
仕事の効率化12|定期的に運動する

STEP4:情報は取捨選択する
仕事の効率化13|選択肢は減らす
仕事の効率化14|メールチェックの時間を決める
仕事の効率化15|記事やニュースはタイトルだけ読む
仕事の効率化16|エキスパートを頼る

仕事の効率化|STEP1:スケジューリングの極意

まずは、仕事の成果を上げるスケジューリングの仕方を学びましょう。

スケジューリングというと、私たちは「時間を管理する」という点に注力しがちです。ですが、限られた24時間を「枠」と考えてそこにあらゆる用事を効率的に詰め込むという行動は、仕事の生産性を高めてくれる訳ではありません。

仕事の効率化を目指すためには、

①スケジュールに入れる仕事そのものを減らす
②効率良く仕事を終わらせる時間の使い方と仕事の管理の仕方をする

という視点が大切です。

仕事の効率化1|スケジュールにはホワイトスペースを確保する

スケジュールはスッキリさせる

時間に追われて余裕のない人のスケジュール帳は、びっしりと予定が詰まっていて真っ黒ということが良くあります。一方、仕事の効率が良い人のスケジュール帳は驚くほどスッキリしていて余白がある傾向が高めです。

スケジューリングする時には、あれもこれもと何でも詰め込むのではなくホワイトスペース(余白)を確保するように仕事や用件を選ぶことを意識しましょう。

スケジュールに入れる仕事は選ぶ

スケジュールに余裕があると、ダブルブッキングや遅刻などで信用を落とすリスクもありませんし、何か面白そうでやりがいのある仕事に出会った時に、即座に動けるという利点もあります。

80:20の法則で、生産性の80%を生み出すのは20%の仕事だったりします。仕事はしっかり「選ぶ」ことが大切です。

仕事の効率化2|スケジュールは体内時計とリンクさせる

とにかく朝型生活を

本人は忙しそうにしているのに仕事がイマイチさばけていないという人に限って、朝は遅刻して来て終電過ぎまでダラダラと残業していたりします。

本来、人間は太陽が登っているうちに活動して、日が暮れると休息するというリズムに合うように出来ています。仕事が出来る人や成功者はほとんどの人が朝型です。仕事の効率を高めるためにはスケジュールは体内時計とリンクさせるようにしましょう。

体内時計とリンクした理想のスケジュール

誰よりも早起きして、大事なことは頭が冴えている午前中に終わらせましょう。そして、お昼を食べたらどうしても眠たくなるので、我慢せずに5分~15分程度の短い昼寝(デスクに座って目を瞑るだけでも大丈夫です)を取ってリフレッシュ。

午後は、打ち合わせや雑務など、知力というより体力勝負の仕事が向いています。ちょっと一日の疲れを感じ始める夕方以降は、疲労感はクリエイティビティを向上させるので、企画書作成などをすると効率的です。

仕事の効率化3|仕事もプライベートもスケジュールは一元化する

スケジュール管理はアナログでもデジタルでも可

「スケジュール管理は手帳でアナログにすると、パッと直感的に予定が分かるので効率的」という意見もあれば、「スマホやアプリなどのデジタルツールでスケジュール管理すると、予定の変更にもサッと対応出来るしチーム内で共有しやすいので効率的」という意見もあったりします。

アナログでもデジタルでもスケジュール管理には、それぞれ一長一短あるのでどちらか自分が好きなほうを選んで大丈夫です。

スケジュールを一元化するメリット

但し、スケジュールは仕事もプライベートも併せて必ず一元化するようにしましょう。

仕事のスケジュールは会社支給の手帳で管理してプライベートのスケジュールは個人携帯に入れたアプリでスケジュール管理する、というようにしているとスケジュールを決める時にあれこれと確認しないといけないので時間のロスが生じたり、最悪の場合には予定を見過ごしてダブルブッキングになったりというリスクもあります。

仕事の効率化4|TO DOリストを作る

仕事に取り掛かる前にTO DOリストの作成

仕事を効率化するスケジューリングのコツとして、月/週/日単位でTO DOリストを作成するようにしましょう。

月始まりや週始まり、そして一日の始まりには仕事に取り掛かる前に、必ず数分間で良いのでサクっとTO DOリストを作るようにすると、モレなくダブりなく仕事を片付けることが出来るようになるので、手間かもしれませんが結果的に効率良く仕事をまわせるので効率的です。

おすすめは付箋でTO DOリスト

TO DOリストは、かしこまった作り方をせずに付箋にサラサラっと書き込むだけで大丈夫です。付箋でTO DOリストを作ると、その用事を片付けた時にぐしゃぐしゃっと丸めて捨てることが出来るので、ちょっとした達成感を味わうことが出来てモチベーションアップに繋がるので更に仕事の効率化に繋がります。

仕事の効率化|STEP2:感覚を信じた仕事術

仕事の効率化を上げるためには、自分の直感に頼るのが効果的です。仕事がデキる人や成功者ほど、ワガママだったり自分の勘に頼るという野性的な側面があったりするものです。

生真面目に、周囲や会社の都合を最優先して自分を押し殺すよりも、多少嫌われても仕方ないやと割り切って自分の気持ちや感覚に正直に仕事をしてみましょう。

多少ワガママだったとしても、ふとした瞬間に人の良さというものは垣間見えるものなので、嫌われるかもとビクビクするよりも自分らしくふるまっていたほうが不思議と嫌われないものなんです。

仕事の効率化5|好きなものから取り掛かる

好きなものから取り掛かるメリット

「好きこそものの上手なれ」という言葉があるとおり、人は自分が好きなもの・夢中になれるものには優れたパフォーマンスを発揮出来るようになっています。嫌々ながらやった1年間の仕事よりも、寝食を忘れるくらいに好きでのめり込んでやった3ヶ月の仕事のほうが、成果は出易いものなのです。

だからこそ、自分が好きな仕事・得意な仕事から取り掛かるようにしましょう。そこで気分が乗って成功体験が出来たら、嫌な仕事もサクっと片付けることが出来るようになります。

好きじゃないものは、思い切って人にお願いする

また、自分が好きじゃない仕事・得意じゃない仕事に関しては思い切って、人に振ることも覚えておきましょう。仕事は全てにおいて100点を取る必要はないので、オールマイティーを目指す必要もないんです。

頑張ってもそこそこのパフォーマンスしかできない分野は潔く人にお願いするようにして、自分の得意分野で勝負をかけるようにしましょう。

仕事の効率化6|自分の直感を信じる

直感に頼ると仕事が効率化出来る

仕事がデキる人や成功者ほど、自身の勘や直感にしたがって判断をします。直感というのは人間に残された本能の一つです。

海外の犯罪心理学のデータなどでも、「人間の第一印象が正しい。間違った判断をしてしまうのは、自分の直感を無視して周囲の情報に引きずられて判断を下してしまったから。」という立証がいくつかなされています。

人の直感は正しく、しかもその判断は瞬時のものです。だからこそ、仕事の効率を上げるために自分の直感を信じて判断をするようにしましょう。

直感で信じたことを、論理的に説明する

ただし、感覚に基づいた判断をしたとしても、それを他者に説明する時にはきちんと「なぜそう判断したか」を論理的に説明するようにすることが大切です。

そうしないと、いくら結果的に正しい判断をしたとしても「感情的な人」とマイナス評価を下されることもあるからです。

仕事の効率化7|自分の感情周期を活用する

自分の感情周期を図る方法

どんなに精神的に安定している人でも、少なからず躁鬱の感情周期はあるものです。

まずは1ヶ月間、毎日1行で良いので日記をつけて、自分の感情周期を把握しましょう。月曜の週始まりに感情が落ちていて週末にかけて感情が高ぶっていくタイプの人もいるでしょうし、逆に週始まりに感情が高まり週末にかけて感情が落ちていく人もいると思います。

また、業務が忙しい時に調子が良く、暇な時には調子が悪くなるという具合に仕事量に感情が左右されるタイプの人もいるかもしれません。

躁状態のタイミングを狙う

大切なのは、自分がどういう場面で躁状態になりどういう場面で鬱状態になるかという感情周期を把握することです。成功者の業績というのは躁状態の時になされていることが多いもの。

だからこそ、大事なプレゼンや企画などは自分の躁状態の時にするなど、成果が出やすいタイミングを狙うのが仕事を効率化させるコツです。

仕事の効率化8|とにかくスピードアップする

「ランチを食べるスピードが遅い人は出世しない」という説があります。これは金融や広告など肉体的/精神的にハードな環境で高いパフォーマンスを出さなければならない業界で特に言われているようです。

この説はあながち間違いではなく、仕事が出来る人や成功者というものは食べるスピードはもちろんあらゆる判断や行動が早い傾向が高いのです。

仕事の効率を上げるには、仕事にまつわる全ての局面でスピードアップを図りましょう。歩くスピードを早くしたり、納期よりも早く仕事を仕上げたり、スピードアップを図ると連動して仕事の効率もアップします。

仕事の効率化|STEP3: 思考はいつだってポジティブに

仕事がデキる人や成功者は楽観的な性格の人が多いようです。

ポジティブな思考の持ち主はポジティブな結果を招きやすいという心理学のデータもありますし、ネガティブなリーダーよりもポジティブなリーダーについて行きたいと考える人が多いという調査結果もあったりするので、仕事で効率良く成果を上げるためには思考はいつだってポジティブにしておくことが大切です。

ポジティブ思考かネガティブ思考かは性格によるところが大きいので、今更性格なんて変えられないという人もいるかと思います。ですが、大切なのは本来のあなたの性格ではなく、ビジネス上どのような性質で振る舞っているかだったりするので、自分の本来の性質は無視して、とにかくポジティブになれるようにコントロールしましょう。

仕事の効率化9|ストレスやネガティブ思考は直ぐにやっつける

思考がネガティブになってしまうのは、ストレスや長年の思考の癖が原因だったりします。そこで、ストレスもネガティブ思考も直ぐにやっつけるようにしましょう。

ストレスやネガティブ思考は、それを放置しておくとそのまま育って行ってしまいます。ストレスを感じたらストレスの原因をその場で出来るだけ排除出来るように努力し、ネガティブ思考になってしまったらその場で思考を強制終了して、出来るだけ素早くネガティブ思考の原因を対処するようにしましょう。

仕事の効率化10|反省と後悔をしない

反省と後悔はデメリットしかない

日本人は生真面目な性格の人が多いので、とにかく日々反省や後悔を無意識にしてしまっている人が多いようです。ですが、反省と後悔というのは百害あって一利なしです。

反省や後悔をすると自己評価が低くなってその結果仕事の効率も下がってしまいます。仕事の評価というものは周囲がするものなので、何も自ら自分に対してマイナスな評価をしなくても良いんです。

自己評価は高めに設定

「自分って最高」「出来ないことは何もない」と大げさなくらいに自己評価を高くしておくと、仕事の成果も付いてくるものなので、反省と後悔なんてせずに自己評価は高めに設定しておきましょう。

仕事の効率化11|ナルシストになる

成功者にはナルシストが多いと言われます。成功者の性格は、ワガママだったり社会性がなかったり、堪え性がなかったりと、自己中心的な傾向があります。

ナルシストで自己評価が高めな人は精神的に安定していることが多いので、仕事のストレスや周囲の雑音に左右されることなく、仕事に集中出来るため、仕事のパフォーマンスを出し易いのです。

仕事の効率を上げるには、自己愛を高めに設定しておきましょう。

仕事の効率化12|定期的に運動する

定期的に運動する習慣があると、全身の血流など流れが良くなりストレス解消にも繋がります。運動は心身の健康をキープするために欠かせません。

週に1度はジムに通って筋トレをしたり、毎日20分は歩く時間を取ったりして、定期的に運動する習慣をつけましょう。デキる人ほど運動して心身のメンテナンスをしているものなんです。

仕事の効率化|STEP4:情報は取捨選択する

現代社会は受け取るメッセージ量が多すぎて、情報を使いこなせている人よりも、情報が多すぎて感情や判断を情報に左右されてしまっているという人のほうが多いように思います。

情報過多の現代社会では、情報の正しい取捨選択をすることが仕事の効率化に繋がります。

仕事の効率化13|選択肢は減らす

初動が大切

選択肢が多いからと言って正しい判断が出来たり、それによって満足度が上がったりする訳ではありません。むしろ、選択肢は少なく設定しておいたほうが、満足行く成果を導き出すことが出来たりします。

コンサルタントは課題を受けてから48時間(2日間)徹底的に考え抜き、その後思い付いた考えよりも最初の48時間で導き出した考えのほうが精度が高いという理由で、初動のアイデアを採用することのほうが多いと言います。

選択肢を減らす方法

情報はいくらでも見つかりますが、ビジネスの世界ではその情報を活用して判断を下すことが大切ですので、ある程度時間で区切ったり、情報元を絞ったりして、選択肢を減らし仕事の効率化を図りましょう。

仕事の効率化14|メールチェックの時間を決める

メールチェックは1日3回まで

仕事が出来る人や成功者は、メールチェックの時間を決めていることが多いようです。世の中では即レス派が仕事がデキると言われがちですが、メールが来るたびに別の仕事を中断してメールの返事を書くというのはその都度タスクの切り替えをしないといけないので集中力が落ちて仕事の効率が下がってしまいます。

それよりも、「メールチェックは朝一、お昼前、16時の3回のみ」というようにメールチェックをする時間を設定して、そこでまとめて返信するようにすると仕事の効率が上がります。

急ぎの案件には電話が掛ってくるもの

「3回のメールチェックだけだと、急ぎの用件に対応出来ないのではないか」と心配する人もいるかと思いますが、急ぎの用件であれば電話が掛ってくるはずなので、無駄に心配する必要はありません。ある程度割り切って、メールをチェックする時間を作ってしまいましょう。

仕事の効率化15|記事やニュースはタイトルだけ読む

情報はタイトルだけで十分把握出来る

日々新しい情報をインプットしておくこともビジネスの世界ではとても大切です。ですが、自社情報にクライアント情報、その他にも政治や経済、時事ネタなど、あらゆる分野の最新情報をカバーしようとすると膨大な時間が必要になってしまいます。

そこで、ネットや新聞・雑誌で情報収集する時はタイトルだけをサッと読むようにしましょう。

ネットニュースを活用する

最近のネットニュースは、クリックするとハイライトだけをまとめてくれているものもあったりするので、タイトルや概要くらいまで読んだらそこで終了して次のニュースに行くという具合に、広く浅く情報収集しておいて、必要な場面になったら深堀して調べるようにするというスタンスが仕事効率化の秘訣です。

仕事の効率化16|エキスパートを頼る

情報過多の現代では、「情報の選択」スキルを向上させることが仕事効率化につながります。

自分の専門ではない分野や得意ではない分野では、自分一人でなんとかしようとせずに、その道のエキスパートである専門家の判断に委ねることが大切となります。

仕事は一人でやるものではなく、チームでやるからこそ、自分一人では出来ないことを成し遂げることができます。何でも自分でやろうとせずに、適切なタイミングでその道のエキスパートに任せるという「餅は餅屋」という発想を持つことは仕事の効率化を図る上で非常に重要です。

まとめ 仕事の効率化は「成果」に視点をおく

仕事の効率化というと、24時間の空いてる枠に如何に仕事や用件を詰め込むかという視点で語られがちです。ですが、それは仕事量を増やしているだけに過ぎません。

大切なのは限られた時間の中で如何に仕事の成果を最大化させるかという視点です。そして、それは仕事に対する自身の心の在り方をコントロールする16つのテクニックを駆使すれば成し遂げることが出来ます。

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