見た目で差がつく企画書の作り方-読む気にさせる7つの秘訣

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female企画書の見栄えがよくなる方法を知りたいと思いませんか?

パソコンでのビジネス文書作成が当たり前になり、以前はデザイナーに任せていたような仕事もやる機会が増えました。

「デザインが苦手なもので……」などとは言っていられなくなったのです。

企画書の作成も同様です。以前はプランナーの仕事だったものが、今やビジネスパーソンの必須業務になっています。

誰もが企画書を作るようになったわけですから、なにか差別化できなければ企画採用への道は開けません。読み手に訴えかける差別化で、もっともわかりやすいのが「見た目」なのです。

ここでは企画書の見た目で差をつける秘訣を7つの要素から解説します。

目次

1 企画書の作り方 | 第一印象は見た目で決まる
  1-1 5秒が勝負
  1-2 美しい企画書とは?
  1-3 外見と内容
  1-4 読みたくない企画書とは?
     1-4-1 文字が詰まりすぎ
     1-4-2 レイアウトがバラバラ
     1-4-3 何を言いたいのかわからない
     1-4-4 文字の大きさや色使いがバラバラ
2 企画書の作り方 | 見た目で勝てる7つの秘訣
  2-1 企画書の作り方-秘訣1 手書きで下書きをする
     2-1-1 白い紙でアイデアを膨らませる
     2-1-2 サムネイルをつくる
  2-2 企画書の作り方-秘訣2 読みやすいレイアウト
     2-2-1 情報のグループ化 
     2-2-2 フォーマットの作り方
     2-2-3 視線の動きを意識する
  2-3 企画書の作り方-秘訣3 余白と見えない線を利用する
  2-4 企画書の作り方-秘訣4 行間を十分にとる
  2-5 企画書の作り方-秘訣5 メリハリをつけるデザイン
     2-5-1 はっきりと差をつける
     2-5-2 アクセントのつけ方
     2-5-3 ミニマムデザインを目指す
  2-6 企画書の作り方-秘訣6 フォントを効果的に使い分ける
  2-7 企画書の作り方-秘訣7 色の効果を活用する
     2-7-1 色が与える印象
     2-7-2 目的に合わせてイメージカラーを使う
まとめ

1 企画書の作り方 | 第一印象は見た目で決まる

人間は第一印象が大切だと言われます。第一印象を決めるのは見た目、外見です。

ビジネスプランを提案して採用されることを目的とする企画書。わかりやすく読みやすいことが求められる企画書も、見た目が重要なのです。

多くの企画書が並ぶコンペなどでは、とくに第一印象の良さがものをいいます。第一印象で「読みたい」と思わせたら、その時点で一歩リードを奪うことができるのです。

1-1 5秒が勝負

image企画書は、第一印象を決める最初の5秒が勝負です。

人の印象は、会って5秒間で受ける短期的な印象と、その4分後の永続的な印象で作られると言われます。先に読んでもらったほうが圧倒的に有利となる企画書の場合は、短期的な印象がとても重要なのです。

提案は、企画書を手に取ってもらうことから始まります。

1-2 美しい企画書とは?

male美しい企画書とは、盛り込む内容がきちんと整理され、要領よくまとめられている文書です。

見た目がきれいな企画書は、過不足ない内容が整理整頓されているので、「通る企画書」としての条件を満たしていることが多いのです。

美しく無駄なくまとめられた企画書と、散漫なイメージの企画書では、読みたくなるのは当然前者です。美しく仕上げるということは、相手のことを気遣っている証拠ですから、提案先からの信頼感を向上させることにもつながります。

1-3 外見と内容

imageいくら外見が重要だといっても、企画の質を決めるのは企画書の内容です。ですから、ただ外見的な美しさを追求するばかりでは意味がありません。

本来、企画書に必要な要素を過不足なく整理して盛り込めば、見た目は美しくなるものなのです。

あくまでも企画書の本質は企画内容にあります。ここで解説するのは、「類似した内容の企画書に差をつけられる外見的なテクニック」と考えましょう。

1-4 読みたくない企画書とは?

見た目が美しい企画書は相手に読みたいという気持ちを起こさせます。では逆に、読みたくないと思う企画書とはどのようなものでしょうか。自分が読み手の立場になってみるとよくわかります。

1-4-1 文字が詰まりすぎ

image紙面のサイズに対して文字の密度が高すぎる企画書は、読む気になりません。

A4サイズ1枚の企画書では、800~1000文字程度が読みやすくなります。入れ込もうと思えばその倍の文字数でも挿入可能ですから、たくさんのことを盛り込もうとして文字数が多くなってしまうことには注意しましょう。

いくら内容が優れていても、文字がギッシリでは読む気が失せます。

1-4-2 レイアウトがバラバラ

企画書は読み手が見やすいように配慮してレイアウトしなければいけません。

どこから読んでいいのか、どのような流れになっているのか、ひと目でわかるようにすべきです。枠の使い方が適切でないことや、図表やチャートの設定が悪いことが、煩雑な印象の原因になっている場合もあります。

1-4-3 何を言いたいのかわからない

female曖昧な表現や抽象的な言い回しが多くて、提案の主旨がよくわからないものもNGです。

タイトルや見出しは簡潔でわかりやすい表現にして、さらに一貫性や関連性がないと、何を言いたい企画書なのか不明瞭になってしまいます。

1-4-4 文字の大きさや色使いがバラバラ

読みにくい小さな文字や大きすぎる見出し、ケバケバしい色使いで疲れる企画書は、ひと目で読む気がなくなります。

タイトルや見出しは、目立てばいいというものではありません。文字サイズが多すぎたり、色を使いすぎたりすると、優先順位や重要度がわかりづらくなります。

2 企画書の作り方 | 見た目で勝てる7つの秘訣

見た目で企画書に差をつけるためには、デザインの才能やバランスをとるセンスなど特別な資質は必要ありません。

これから解説する7つのプロセスで仕上げれば、誰でもパッと手に取ってもらえて、読みやすく伝わりやすい企画書に仕上げることができるはずです。

2-1 企画書の作り方-秘訣1 手書きで下書きをする

maleいい文書を作るためには下書きが必要です。

優れたデザイナーは、スケッチブックやノートを常に持ち歩いています。そして、アイデアが浮かんだらサッと書き留めるのです。

ノートがなければその辺にある紙に書き留めるので、「ペーパーナプキンアイデア」などと呼ばれます。この、プロの「落書き」をマネしない手はありません。

2-1-1 白い紙でアイデアを膨らませる

なぜ手書きがいいいのかというと、何の制約もなく自由に書くことでアイデアが膨らむからです。そのためには、スケッチブックのように無地の白い紙が適しています。

ノートでも、できれば罫線がない無地のものをつかいましょう。枠や罫線は自由な発想の邪魔になります。パソコンでの作成に入る前に、ぜひ手書きで下書きをしましょう。自分でも驚くほど新しい発想に出会うことができるはずです。

2-1-2 サムネイルをつくる

手書き原稿は、原寸大にする必要はありません。最初は、1枚の紙にページごとのサムネイル(縮小版)イメージを書いてみるのです。

細かく描く必要もありませんから、大まかなレイアウトやビジュアルデータの位置などを落とし込みます。書き直す場合は、簡単に×をつけて新しく枠を作ればいいのです。タイトルは「○○○○○」、本文部分は線を引っ張るだけでかまいません。

サムネイルは、小さいもので大まかなイメージをかためて、次にサイズを大きくして書き込む要素を増やしていくと、原寸版のイメージに近づきます。

2-2 企画書の作り方-秘訣2 読みやすいレイアウト

image読みやすいレイアウトにする最大の秘訣は、「情報を詰め込み過ぎない」ということです。

読みづらい原因のひとつである「ゴチャゴチャしている」ことの解決法です。

ひと目でわかる問題なのですが、どうやって手を付けたらいいのか悩む人が多いのも事実。3つのポイントを確認しましょう。

2-2-1 情報のグループ化

レイアウトを決める前に、情報の整理、グループ化を行います。同類の情報をまとめたり、必要なものを絞り込んだりして全体をスッキリまとめるのです。

具体的には次のようなことがあります。

・重複している内容をチェックする
・重要な情報から順番をつけて上位3つまで(例)に絞り、あとは思い切って捨ててしまう
・項目ごとの文字数を揃える

実際に紙面に割り付けを行う段階で、重要度や順序をわかりやすく伝えるグループ化ができているかチェックします。

2-2-2 フォーマットの作り方

基本フォーマットを頭に入れておきましょう。ビジネス文書の標準である、A4縦位置、横書きの文書を例にあげます。
image

【1】一番上には、最も伝えたいメッセージが入ります。
  2~3行のリード(まえがき)が入る場合もあります。

【2】本文は、左右いっぱいに文字を並べると読みづらくなるので、通常は2分割します。
  均等に2段組み、2つの項目に分けることもあります。
  片側に本文をまとめてもう片方を脚注(注釈)にするというテクニックもあります。

【3】下段で締めくくります、

【1】【2】【3】は、序論、本論、結論という考え方があてはまります。

2-2-3 視線の動きを意識する

読み手の視線の動きを意識してレイアウトします。横書き文書の基本は「Z」です。具体的な作業は次の順序になります。

【1】伝えたい構成要素に番号を振って優先順位を決めます。
  例をあげると、「1.タイトル」「2.本文」「3.図表」「4.備考」という要領です。

【2】その番号をざっくりサムネイル上に落としてみます。
  まずタイトルやキャッチフレーズを読み、斜めに視線を動かして全体を俯瞰できるというのが基本です。

【3】各要素の情報量を考えてスペースを割り振ります。
  写真や図表などの大きさも想定しましょう。

【4】原寸大のデータに落とし込みます。

2-3 企画書の作り方-秘訣3 余白と見えない線を利用する

female余白の取り方や、見えない線を利用したデザインによって、高級感やハイセンス感を出すことができます。

まず、作ろうとしている企画書の「トーン&マナー」を考えます。「トーン&マナー」とは直訳すると「印象と振る舞い」、つまりどんなクラス(品格)なのかを見極めるのです。

ハイセンス路線を狙うのであれば、余白を多めにとったほうが高級感を演出できます。逆に余白を小さくして情報が詰まっている印象にすると、充実感を演出できます。

単純な「左詰め」や「センター合わせ」だけでなく、たとえば左端から全幅の4分の1くらいのところに仮の線を縦に引いてそのラインに左詰めすると、整理された印象を演出することができます。

全体の4分の1くらいの面積になる余白を確保すると、ゆったりとした印象になり、読んでみようという気持ちを後押ししてくれます。

2-4 企画書の作り方-秘訣4 行間を十分にとる

image本文を組むときの「行間」は、文字サイズの半分以上が基本です。文字が12ポイントであれば「行間」は6ポイント以上、「行送り」(文字サイズに行間を加えたサイズ)は18ポイント以上になります。

ただし、フォントによっては詰まりすぎている印象になることがあります。フォントごとの読みやすさがあるので、調整しましょう。

マイクロソフトの「Word」では、「段落」のタブで「1行」「1.5行」「固定値」など自由に設定できます。Wordの設定では、「行間」は「行送り」の意味で使われています。デフォルトでは「1行」に設定されており、文字サイズが10.5ポイントで行送りは18ポイントになっています。

意図的に行間を広くとると、メッセージ性が強まるでしょう。

2-5 企画書の作り方-秘訣5 メリハリをつけるデザイン

image読みやすく洗練された印象の文書を作るためには、メリハリのあるデザインが求められます。

文書やビジュアルデータにメリハリをつけることによって、重要な部分をひと目で印象づけ、全体像を把握させることができるのです。

1枚、もしくは1見開きに「主役はひとつ」が原則です。

いくつかの写真を並べる場合に均等割り付けをすると、整然として整理された印象になります。しかしその分、単調になってしまいます。

そこで、サイズに差をつけるなどの工夫をして、意識的にメリハリをつけるのです。

2-5-1 はっきりと差をつける

メリハリをつけるのであれば、微妙な違いではなく、はっきりと差をつけるようにしましょう。どちらにしても中途半端はいけません。

写真などのビジュアルデータは、大小のメリハリをはっきりさせることで、どの写真を一番見せたくてどの写真が補助的要素なのかという「主従関係」が明確になります。

2-5-2 アクセントのつけ方

image単調になりがちなビジュアルデータは、傾けるとアクセントになって見る人を引きつけます。これも中途半端はいけません。微妙な傾きは不安定な印象を残すだけです。

傾けるのであれば、思い切って40度以上傾けましょう。

タイトルやキャッチフレーズも、サイズアップ、傾け、色の違いなどでアクセントをつけられますが、中途半端ではなく、はっきりと差をつけましょう。

2-5-3 ミニマムデザインを目指す

デザイン要素は必要最小限に抑えて、読みやすい文書を目指しましょう。

「Word」や「PowerPoint」などのアプリケーションは、様々なレイアウトやデザインの機能をもっています。しかし、プロのプランナーでもない限り、効果的に使いこなすことはなかなかできません。一般人が「傾斜」「変形」「グラデーション」などを多用すると、読みづらく、安っぽい雰囲気になってしまうケースが多いものです。

「読む気にさせる」という原点に戻って、やりすぎはないか確認してください。

2-6 企画書の作り方-秘訣6 フォントを効果的に使い分ける

coupleフォントが醸し出す印象や修飾を活用して、わかりやすく伝わりやすい文書作成をしましょう。

一般的な企画書で使う日本語のフォントは、「明朝体」と「ゴシック体」に大別されます。明朝体は筆で書いたような「はね」や「はらい」があり、「気品」「高級感」といったイメージを与えます。ゴシック体は線の太さがほぼ均一で、「モダン」「力強い」というイメージを与えます。

タイトルや見出しにゴシック体を使用し、本文は明朝体で書くというケースが多いのは、タイトルや見出しは強調する必要があり、本文の明朝体は文字数が多くなっても圧迫感があまりないからです。フォントの使い方には、ほかにもいくつかのポイントがあります。

・書体は明朝とゴシックの2種にして、サイズは大中小の3パターンに抑える。
・楷書体、行書体、教科書体、手文字風といった特殊フォントは、タイトルやキャッチコピーに限定する。
・正体(デフォルト)と長体や斜体を混在させない。
・漢字、ひらがな、カタカナは全角、英数字は半角を基本とする。

2-7 企画書の作り方-秘訣7 色の効果を活用する

image目標や内容に合った色を使うことで、イメージ戦略を立てることができます。

イメ―ジ戦略とは、その企画書で提案したいイメージを明確にすることです。明るくしたいのか、楽しくしたいのか、元気にしたいのか、上品にしたいのか……といったイメージです。

色で効果的にイメージ戦略を立てると、読み手に安心感や信頼感を与えることができます。

2-7-1 色が与える印象

各色は次のようなイメージをもっています。

・赤・・・情熱、力強さ、愛情
・黄・・・温もり、元気
・緑・・・自然、安全、新鮮、平和
・青・・・空、水、清涼感、誠実
・紫・・・高貴、気品
・白・・・清潔、正義
・黒・・・威厳、重厚
・桃・・・優しさ、可愛さ
・橙・・・暖かさ、陽気
・茶・・・落ち着き、実り

こうしたイメージを利用するのです。

2-7-2 目的に合わせてイメージカラーを使う

人間が色を目にしたときに受ける印象を企画書に活用することで、企画要素を明確にイメージさせることが可能になります。

家族愛を扱う内容であれば、暖色系の赤、黄、橙などを使えば説得力を高められます。また、エコロジー関連の内容であれば、緑を基調とした色使いが効果的です。

色の三要素である色相(色合い)、彩度(鮮やかさ)、明度(明るさ)の使い方はぜひマスターしたいものです。

・色を使いすぎずに、近い色相に絞ると調和が生まれる
・明度の差ははっきりさせる
・濁った色を使わない

この3点には注意しましょう。

まとめ

作成した企画書は、読み手の目線になって「読む気にさせるものかどうか」という検証が必要です。

パソコンのモニター上だけでなく、プリントアウトしてみる。
カバーなどを付けて提出するときと同じ状態にしてみる。
FAXで先方に送るものであれば、実際にFAXして見てみる。

こうした検証で、また新たな見た目の課題が見つかることもよくあります。

周囲の同僚や知り合いに見せて反応を聞いてみるのも、いい検証になります。厳しいアドバイスがあったら、耳が痛いなどと思わず、素直に受け入れましょう。ひとりでも多くの人の視点が入ることによって、読みやすさは間違いなく格段に向上します。

【参考資料】
『ラクに書けて 通る企画書 77のルール』(富田眞司・すばる舎・2011年)
『企画書は見た目で勝負』(道添進・美術出版社・2009年)

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