レポートの書き方-読む人を納得させる基本となる2スタイル

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male上司から「○○についてレポートを提出しろ」といわれて、頭を抱えたことはありませんか?

学生時代にレポートを書いたことはあっても、ビジネス文書としてのレポートとなると、何をどう書けばいいのか悩んでしまうのです。

まず、報告書との違いがわからない。
「なぜ、報告書ではなくレポートを提出しろと言うのだろう?」

加えて、自分の文書作成力に自信がない…。
業務報告書のようにフォーマットがないので、枠に必要事項を書き込むだけというわけにはいきません。

ここではこうした悩みを解決するために、レポートという文書の目的を明確にし、文書作成のコツを具体的に解説、さらに基本となる2タイプのレポート形態を紹介します。

目次

1 レポートの書き方と目的
  1-1 報告書とレポートの違い
  1-2 レポートの目的
  1-3 レポートの書き方のポイント
2 早くうまくまとめるレポートの書き方のコツ
  レポートの書き方のコツ1 スケジュールの立て方
  レポートの書き方のコツ2 アウトラインの作り方
  レポートの書き方のコツ3 ショートレポートの基本構成
  レポートの書き方のコツ4 見出しや箇条書きの使い方
  レポートの書き方のコツ5 図表作成のポイント
  レポートの書き方のコツ6 センテンスを短くする方法
  レポートの書き方のコツ7 段落の切り方
  レポートの書き方のコツ8 言葉の使い方
  レポートの書き方のコツ9 推敲のしかた
3 基本となるレポートの書き方2スタイル
  レポートの書き方1 調査レポート
  レポートの書き方2 企画・提案レポート
あとがき

1 レポートの書き方と目的

文章量の多い報告書を「レポート」と呼んでいる人がいまずが、それは理解不足です。

ビジネス文書としてのレポートは、「報告」が基本にあります。「上司から命令に受けて、あるテーマについてまとめた文書を提出、報告する」こう考えると報告書と変わらないように感じますよね。

では、どこがどのように違うのでしょうか?

1-1 報告書とレポートの違い

image報告書は報告そのものが目的です。しかし、レポートは単なる現情報告にとどまらず、意見や提案が記述されている必要があります。

また、一般的な報告書の読み手が直属の上司などに限られるのに対して、レポートは複数の人たちが読む記録としての用途ももっています。

英語の「Report」には、「報告・伝達する」以外に「記録する」という意味があります。さらに「上申する」という意味もあるのです。

報告書とレポート、それぞれの特徴をピックアップすると次のようになります。

報告書

●客観的事実を中心にまとめる
●私見は事実と明確に分けて、「所感」「所見」などとする
●箇条書きで端的にまとめるケースが多い
●フォーマットが決まっているものが多い

レポート

●客観的な事実に作成者の主観的な視点を加えてまとめる
●業務に直接関係のない案件もある
●問題提議に対して自分の意見を述べる「論文形式」で書かれることが多い
●フォーマットは決まっていない場合が多い

1-2 レポートの目的

レポートには、「文書による報告」という大目的の以外に次のような目的があります。

●詳細情報の提示や分析
●複数の人が読む記録
●主観的な意見の報告

上司からレポートの提出を求められるということは、その件についての報告者の意見も聞きたい、そして記録としてとどめておきたいということなのです。レポートは、とくに指示を受けずに、自主的に作成する場合もあります。どちらにしても、読む人の関心に応えるという使命があるのです。

1-3 レポートの書き方のポイント

femaleレポートは、序論、本論、結論の3部に分けて、書く文字数や枚数を決めて作成します。書く量が決まっているケースも多々あります。

あらかじめ項目を決めて、結論や山場となる部分を想定しながら書き進めると手際よく作成できます。

レポートは、どこから書き出して、どのようにまとめるかという構成が重要なポイント。テーマは決まっていて、なにを目的に書かなけれないけないのかということはわかっているので、どのような狙いで書くかが問題です。

狙いとは結論のことですが、読む人が求める課題をどのような形で提供するか、を考えるのです。

2 早くうまくまとめるレポートの書き方のコツ

レポートの内容を充実させるためには、5つのポイントを意識しましょう。

1) 正確さ
  誤字脱字や単位の間違いがないこと、事実の誤認や偏見がないことなど
2) 明確性
  余分な要素を排除し、一読して内容を把握できる明確さ
3) 具体性
  「5W1H」を意識する、データを踏まえる、知識より体験を踏まえるという具体性
4) 客観性
  いつ誰が見ても、そうだと認められる性質
5) 信頼性
  1~4に裏付けされた信頼性

この5点をベースとして、評価されるレポートを書くためのコツを身につけましょう。

レポートの書き方のコツ1 スケジュールの立て方

スケジュールの原則は、「材料を集める(Plan)」「作成する(Do)」「点検する(Check)」という3つのステップです。それぞれのステップに細かい作業をあてはめると次のようなチャートになります。

1 材料を集める
 ●必要な情報や資料はなにかを考える
 ●材料を集める。
 ●過不足がないか確認する
2 作成する
 ●構成・内容を考える(資料を調べる・必要な部分のメモをとる・組み立てる)
 ●執筆する
 ●必要な要素を加えて仕上げる
3 点検する
 ●全体の構成をチェックする
 ●各項目の構成をチェックする
 ●内容と文章をチェックする

提出日が決まっている場合は、その日から逆算して日数を割り振りましょう。2週間ある場合を例にあげると、材料集めに2日、作成に6日、点検に2日、予備日を2日とします。各ステップの内容をさらに細かく分割すると、より実効性のあるスケジュールになります。

レポートの書き方のコツ2 アウトラインの作り方

shutterstock_232240270充実した内容のレポートを作成するためには、書く前にアウトライン(展開のしかた)をしっかり作る必要があります。

一般的な文書は「起承転結」という組み立て方が基本ですが、レポートは「序論、本論、結論」が基本的な組み立て方となります。

調査レポートを例にあげると内容は次のようになります。

●序論・・・調査の主旨や目的、調査の方法
●本論・・・調査結果
●結論・・・考察や所感

展開の方法には、次のようなものがあります。

●時間の流れに沿った展開(時系列)
●空間的な順序による展開(地域や場所)
●重要度による展開(重要なことから先に)
●分類による展開(商品や項目を順番に)

調査データや資料と、自分の意見とのバランスには注意しましょう。一般的には、データが全体の6~7割程度というバランスにすると、説得力のあるレポートになるといわれています。

レポートの書き方のコツ3 ショートレポートの基本構成

レポートも報告書と同様に、「ショート・イズ・ベスト」とされます。量に指定のない場合は、A4用紙1枚にまとめるのが原則です。

1枚にまとめることによって読み手には次ようなメリットがあります。

●素早く読める
●全体を一覧できる
●必要な箇所だけ読むことがたやすい
●論旨の展開がわかりやすい
●読んだ後で整理がしやすい

書き手にとっても次のようなメリットがあります。

●無駄を削った簡潔な文書になる
●一覧できるのでチェックに漏れがない
●文書の構成力が鍛えられる

1枚レポートの基本的な構成は、上から順にこうなります。

1 提出日
2 タイトル
3 提出先
4 作成者の部署と氏名
5 前文
6 目的・主旨(序論)
7 詳細(本論)
8 結論

レポートの書き方のコツ4 見出しや箇条書きの使い方

アウトライン作りで、ある程度のまとまりで構成される内容の項目を「見出し」にします。調査レポートを例にあげると、見出しの立て方は次のようなものです。

1 調査の主旨
2 調査期間
3 調査実施者
4 調査方法(店頭調査・街頭インタビュー・ネットリサーチ)
5 調査対象者
6 調査費用
7 結論

「調査方法」のように要素の多い項目は「小見出し」を作って二階層にします。

たとえば、「結論」の内容がいくつかの要素に分かれるが、見出しをつけるまでもないというような場合には、箇条書きにするとわかりやすい文章になります。箇条書きにはいろいろなスタイルがありますが、並列して記述することによって自然に文章がしまり、考えをまとめやすくなります。

レポートの書き方のコツ5 図表作成のポイント

数値を扱うレポートでは、グラフや表を組み込んで説得力をもたせます。グラフや表は、内容に適した選び方があります。

●各要素を一覧する・・・一覧表
●時間の経過に沿った変化や推移をとらえる・・・時系列表、折れ線グラフ
●個々の要素の推移や複数要素の差をとらえる・・・比較表、棒グラフ
●複数の要素の構成比をとらえる・・・内訳表、円グラフ
●構成比の変化や差をとらえる・・・内訳表、帯グラフ
●総数と構成比の変化を同時にとらえる・・・時系列表・内訳表、積み重ね棒グラフ

レポートの書き方のコツ6 センテンスを短くする方法

ひとつのセンテンス(文)は、できるだけ短くするのが原則です。わかりやすい文章とは、一読して内容が理解できるものです。文章は長いとわかりにくいのです。センテンスを短くしてわかりやすくするには、いくつかの方法があります。

●「一文一義」にする
ひとつの文にひとつの内容だけを入れ込みます。
●主語と述語の対応をわかりやすくする
「~は」と「~である」の間には余分な言葉をはまないようにして、間隔が離れすぎないようにします。
●「が」を多用しない
「~だが、~であるが、~が、」というように「が」を使いそうになったら、そこで句点「。」を入れられないか確認しましょう。
本来は逆説的な接続詞である「が」を多用すると、文章がダラダラして不明瞭になります。
●読点「、」でつなぎ過ぎない
「、」でつなぎそうになったら、「。」で文を終わりにできないか確認しましょう。

レポートの書き方のコツ7 段落の切り方

imageいくつかのセンテンスで構成される、内容のひとまとまりが「段落」です。最初の一文字を字下げして、新たな段落の始まりであることを示します。

箇条書きが多用される報告書に対して、主に文章で展開することになるレポートでは、適切な段落を設けることを意識しましょう。複数の段落で構成される文章は、最初の段落で全般的なことを記述します。

主題文は、段落の最初に記述するのが基本。段落の主題を述べているようなもっとも大事な文を「主題文」と呼びます。主題文を段落の先頭に置くことによって、読み手はその段落が何を言おうとしているのか理解しやすくなるのです。

レポートの書き方のコツ8 言葉の使い方

わかりやすく整ったレポートにするための言葉使いには、次のようなコツがあります。

●文体は「~である」「~だ」を基本とする
通常、社内文書のレポートでは、「です」「ます」という敬体にする必要はありません。「~である」「~だ」の常体で書きます。ただし、前文だけは敬体で書きます。さらに、「始末書」のように詫びる性質をもつものは本文も敬体で書きます。
●文体を統一する
常体の中に敬体を混ぜるのはやめましょう。ただし、敬体の中に常体を混ぜることによって文章を引き締めるような使い方はかまいません。
●同じ言葉を繰り返さない
「そして」などの接続詞や、「だろう」といった文末などは、便利な言葉なのでつい繰り返してしまう傾向があります。重なったら削除するか、ほかの言い回しを考えます。
●曖昧な言葉に注意する
とくに程度を表す「かなり、きわめて、ほとんど、少し、わずかに」といった表現には注意しましょう。意味するものが曖昧になるので、できる限り具体的な数値に変えるか、数値を加えます。

レポートの書き方のコツ9 推敲のしかた

最後の点検となる提出前の推敲は、「ムリがないか」「ムダがないか」「ムラがないか」という3つの観点で行います。推敲とは何度も練り直すことです。

推敲とは別に、次のポイントを意識して誤り探しを行います。

●誤字脱字
●数値データや単位の間違い
●固有名詞の間違い
●データの出典元を明示

誤り探しと推敲はどちらが先でも構いません。最後の点検は、レポート作成後、ある程度の時間(最低1日)を経てから行いましょう。客観的に見直すことができます。

3 基本となるレポートの書き方2スタイル

レポートも報告書と同様に業務上の必要から書かれるものですから、業務によって様々なテーマとスタイルが存在します。ここではビジネス文書として代表的な2スタイルのレポートを、作成のポイントとテンプレート例から解説します。

レポートの書き方1 調査レポート

調査レポートは、特定のテーマについて調査し、結果から得られた客観的事実を基に、分析や解説を加えて書く文書です。多くの関係者に報告することを目的としたものが多くなります。

作成のポイント
●事実に基づいた考察、所感で、対策や総括などを述べる
●憶測や推測で書かない
●裏付けになるデータや資料を掲載し、出典元を明らかにする
●調査結果の量が多いときなどは、書面で要点のみを記述して、添付資料で詳細を示す

テンプレート例(※画像をクリック)
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レポートの書き方2 企画・提案レポート

企画・提案レポートは、自己の考えを中心として、必要な調査内容などを加えて書く文書です。

企画書とは、会社としての大きな方針に沿って、ある事柄を行うために立てる計画を書く文書。
提案書とは、自分が手掛ける日常業務にかんする改善策などを上司に述べる文書。
上申書とは、自分の権限を超えた分野で、上司に案や意見を述べる文書です。

上司の指示で書くことが多いこれら3つの文書も、ほぼレポート形態で書かれます。

作成のポイント
●構成の基本は「概論・結論」から「個別・詳細」へ
●上司以外にも多くの関係者が目を通すことを意識して作成する
●理解に、ある種の背景が必要な場合は記述する
●図表などを効果的に使って、信頼性を高める
●枚数が多くなるときは、表紙を付けて、最初に要約を示す

テンプレート例(※画像をクリック)
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あとがき

imageもう、レポートに対する苦手意識は捨ててください。報告書とレポートの違いもご理解いただけたことでしょう。

今や、ビジネス文書を手書きで作成することは少なくなりました。テンプレートを開いて作成データをオンラインで送る、というペーパーレスの会社も増えています。

フォーマットがないケースが多いレポートは、とくにパソコンで作成する人が多いでしょう。レポートの説得力を高めるためには、ワープロや表計算ソフトなどのスキルアップも欠かせません。

あなたの1枚のレポートが会社の盛衰を左右する可能性があるのです。

【参考資料】
『レポート・報告書の書き方』(日本実業出版社 2001年)
『報告書の書き方』(日本経済新聞社 2009年)
『報告書・レポートが面白いほど書ける本』(中経出版 2013年)
『すぐに使える報告書・レポートの書き方』(PHP研究所 2005年)

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