総務の仕事 | これだけは押さえたい基本と常識

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femaleこれから就職活動を始める方で、自分にどんな職種が合っているのかわからないという人は多いと思います。

自分にしっくりくる職種を見つけるためには、まずその職種がどんな仕事を担当し、どんなスキルが求められるのかを知ることが大切です。

会社にはさまざまな部署が存在していますが、ここでは「総務」の仕事をご紹介します。

これを読めば、総務の仕事の概要が丸わかり。あなたの適性を見つけるために大いに役に立つはずです!

目次

1 総務は会社の「何でも屋」?
  1-1 総務の多岐にわたる仕事内容とは
  1-2 会社にとってなくてはならない「何でも屋」
2 総務部門の会社における役割とは
  2-1 総務が何でも屋と呼ばれるゆえん
  2-2 総務の守備範囲は会社の規模によって変わる
  2-3 未経験の仕事にチャレンジするのも総務の役割
  2-4 総務が仕事で相手にするのはどんな人?
3 総務の仕事内容と必要な心構え
  3-1 総務はボールペンから土地・建物までを扱う
  3-2 総務に必要とされる知識
  3-3 何よりも大切なのは心構え
  3-4 総務が毎日・毎月行う仕事とは?
  3-5 総務部門の年間スケジュール
4 総務畑におけるキャリアアップ
  4-1 業務に関わる資格にチャレンジしよう
まとめ

1 総務は会社の「何でも屋」?

総務部と聞いて、あなたは何をイメージしますか?

名前に「総」とつくくらいですから、仕事の守備範囲の広い「何でも屋」というイメージを持っている人が多いかもしれません。

しかし、「営業」や「宣伝」、または「経理」のように、何をするチームなのかが比較的はっきりしている部署に比べ、総務の担当している仕事の実態はややわかりにくいところがあります。

ここでは、総務という仕事とはどんなものなのかについてご説明します。

1-1 総務の多岐にわたる仕事内容とは

image営業・宣伝・人事・商品開発・経理など、その仕事の範囲と目標がある程度まとまっている部署に比べ、総務の仕事の内容は一見かなりわかりにくくなっています。

総務は、ある時は会社の備品整理をしていたかと思うと、またある時は会社行事の司会を務めていたり、小さな会社では人事労務がやるような仕事を総務がしていたりするケースもありますし、契約書の作成と管理など本来は法務部がやるべきことを担っているところも見受けられます。

そのため「総」の字の通り、総務は世間一般から会社の「何でも屋」という風に思われているのです。

1-2 会社にとってなくてはならない「何でも屋」

male総務は会社の「何でも屋」。そう聞くと、総務を軽んじる気持ちが湧いてくる方もいるかもしれません。「何でも屋なんて、スペシャリストではないし、重要度の低い仕事だろう」という声が聞こえてきそうです。しかし、それならばなぜほとんど全ての会社に総務部が存在するのでしょうか。

それは、総務が「必要不可欠」な何でも屋だからなのです。

営業にガンガン売上をあげてもらうために優秀な営業マンを採用し、彼らがスキルアップできるように研修をセッティングする。また、社員が安心して働けるように社会保険をきちんと整備し、作業効率を維持するために椅子・机・パソコンなどの備品を管理する。

こういった総務の仕事は、社員がそのポテンシャルを発揮するために必要なサポートなのです。ですから、総務は確かに何でも屋的ではありますが、単なる何でも屋とは違います。

彼らは、いわば会社にとっての名サポーターともいうべき、大切な存在なのです。

2 総務部門の会社における役割とは

前項で、総務部は、社員がポテンシャルを発揮できるようにサポートする必要不可欠な「何でも屋」だというお話をしました。

ここでは、なぜ総務部が会社にとってなくてはならない存在であるのか、その理由について掘り下げていきたいと思います。

2-1 総務が何でも屋と呼ばれるゆえん

ほとんどの会社の総務では、その職務の分掌規程に「他の部署に属せざる事項」を担当するという文言が含まれています。

つまり、どういうことかというと他の部署が「やらない」「できない」ことは、総務が担当するということです。

例えば「トイレットペーパーの補充」から、「新入社員の採用」までをカバーするということになるのです。これこそが総務が「何でも屋」と呼ばれるゆえんでもあります。

2-2 総務の守備範囲は会社の規模によって変わる

image総務がカバーする守備範囲は、会社の規模によって変わります。会社が小さいうちは、総務が商品の製造・仕入れ・販売以外のすべての業務を担っていることがあります。多くの場合、総務が「経理」の仕事も担当して、売上の計算や税金の申告まで行っているはずです。

ところが、売上が大きくなり会社の規模が大きくなっていくにつれて、「経理税務」の仕事が総務から分離されるようになります。また、社員の数が増えていけば、当然「人事労務」の仕事も分離するようになるでしょう。

また、ビジネスが複雑になっていけば、契約や権利関係を専門とする「法務部」が設けられたり、「IR室」が作られて広報活動を一手に担うようになったり、大企業になれば「秘書室」ができるようになったりします。

そうなっていけば、総務の仕事は狭い意味での「総務庶務」に限定されていきます。つまり、会社の規模が大きくなればなるほど、総務の仕事の範囲は狭くなっていく。しかし、裏を返せば、会社の規模が小さいあいだは、総務は相当広い守備範囲をカバーする何でも屋でなければならないということなのです。

2-3 未経験の仕事にチャレンジするのも総務の役割

会社の規模が大きくなるにつれて、総務の仕事の範囲は「総務庶務」に限られていくようになりますが、だからといって仕事自体がどんどん縮小していくかというと、そういうわけではありません。

会社がどんなに成長しようと、いや、むしろ成長すればするほど「他の部署に属せざる事項」が増える可能性があります。

例えば、会社が新工場の建設を計画している場合、その用地の取得や各種許可申請、地元との交渉は誰が行うのでしょうか。製造、営業が行うというケースはほとんどないでしょう。ましてや経理が担当するわけにもいきません。ですから、そういったことは必然的に総務が担当することになります。

つまり、会社の規模が大きくなって職掌が狭くなったとしても、会社が成長を志向していれば総務の仕事が減ることはなく、むしろ誰も経験したことがない新しい仕事にチャレンジする機会を多く与えられる可能性があるのです。

2-4 総務が仕事で相手にする人

image総務に務めている人は、かなり広範囲の人を相手に仕事をすることになります。

総務が「秘書業務」を担っている場合は、当然ながら社長や役員とも接することになりますし、同時に「人事労務」をも担っている場合はアルバイトやパートの採用にも関わることになるでしょう。

また、「広報活動」も担っていれば、社外の業界団体・マスコミなどとも関わるようになるでしょうし、たいていの場合は総務がクレームの窓口になっていますから、顧客とも直に接することになります。

このように、総務はその守備範囲によって、相手にする人々の範囲も広がっていくこととなります。そのため、総務につとめる人には、その誰とも分け隔て無く向き合えるという資質が求められるのです。

3 総務の仕事内容と必要な心構え

それでは、そんな守備範囲の広い総務の具体的な仕事内容とはどのようなものなのでしょうか。

ここでは、総務に求められる知識や必要となる心構えとともに、総務が日・月・年という単位でどのような仕事に取り組んでいるのかを見ていきましょう。

3-1 総務はボールペンから土地・建物までを扱う

image総務が扱うモノの範囲は、会社にもよりますが他の部署に比べてかなり広くなります。

その範囲は、ボールペンやホッチキスといった用度品から、取引先などに送る贈答品、社に備え付ける什器備品類、社用の自動車や携帯電話、はたまた会社が所有する土地や建物にまで至ります。

会社が利益をあげるうえで必要とするモノのほとんどを総務はカバーするということです。

そして、もちろん総務は「人」をも相手にしますから、総務で働くと言うことはそういう多種多様なモノや人と関わっていくということを意味しています。

また、総務が扱う文書も多彩です。ざっと重要なところを挙げるだけでも、各種の議事録、契約書、季節の挨拶状、会社の定款、就業規則、人事の手続書類、保険の手続書類など、実にさまざま。

もちろん、それぞれに担当が決っているはずですから、一人でその全てに通じている必要はありませんが、総務に入ると決めた場合は、こういったモノや文書を扱うのだということは知っておきましょう。

3-2 総務に必要とされる知識

imageそれでは、総務に必要とされる知識とはどのようなものなのでしょうか?

会社の規模によって仕事の守備範囲が変わりますから、一概にこういった知識が必要不可欠だということを明言することはできません。しかし、文書管理にしても人事労務にしても、専門的な知識が求められることは間違いありませんから、ひとたび総務で仕事に従事することになれば、当然ながらそういった知識をプロとして貪欲に吸収していくべきでしょう。

ただし、総務の守備範囲が広いこともあり、全ての分野の知識を学校のように教えてもらえるというわけにはいきません。ですから、総務では自分が何かの担当になったときに実地で仕事に必要な知識を身につけていくのがよいでしょう。いわゆる「OJT(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)」です。

また、どんな会社の総務でも、たいてい「法律の知識」は役に立ちます。例えば経営全般に関わる「会社法」「個人情報保護法」「製造物責任法」「公益通報者保護法」、その他知的財産権に関わる法令などです。人事労務が守備範囲になっているのなら、「労働基準法」「労働安全衛生法」「育児・介護休業法」「男女雇用機会均等法」「高齢者雇用安定法」「パートタイム労働法」「労働者派遣法」、その他社員の給与に関する税法の知識が求められるでしょう。

もちろんその全てに精通する必要はありませんが、ある程度知っておいたほうが総務畑のなかで重宝されるようになるはずです。

3-3 何よりも大切なのは心構え

male総務にとって、仕事に関する知識以上に求められているのが「心構え」です。

先にも述べましたように、総務は対内的にも対外的にも人と接することが多い仕事であり、言うなれば「会社の顔」ともいうべき存在です。

ですから、当然ながら乱暴な態度やマナー違反、ビジネスのルール違反などは人の目につきやすいと思ってください。

社内や社外の多くの人と接する総務のイメージが悪ければ、会社そのもののイメージが悪くなってしまう恐れがあるのです。専門知識を習得することも大切ですが、まずは「自分は会社の顔なのだ」という心構えで仕事に臨みましょう。

また、最近では「コンプライアンス(法令遵守)経営」の重要性が叫ばれており、法律や世間一般のルールを守らない企業に対する風当たりが強くなっています。ですから、仕事で法律に関わることの多い総務は、ひときわコンプライアンスには敏感になり、常にアンテナを張り巡らせておくことが必要になります。

3-4 総務が毎日・毎月行う仕事とは

imageそれでは、あなたが総務に務めるようになった場合、毎日・毎月・毎年の単位でどのような仕事に取り組むことになるのでしょうか。

まず、総務で毎日発生する仕事について。もちろん会社によってその守備範囲が異なりますから一概には言えないのですが、「来客応対」「用度品・什器備品の管理」などの総務庶務業務を行うことになります。会社によってはそれ以外のことも加わってくるでしょう。

毎月の単位で仕上げなければならない仕事としては、「給与計算」などの人事労務業務があります。当然、こちらも会社によってはそれ以外のことが加わってくることになります。

また、その都度行う仕事としては、社員や取引先など関係者の冠婚葬祭の対応、社員の病気・ケガなどの対応、災害への対応があります。法務関係の仕事をも受け持っている場合、契約書の作成、商業登記なども行う場合があります。

総務は、会社にとって必要不可欠な「何でも屋」と言われているくらいですから、毎日・毎月行う仕事よりも、不定期かつ突発的に求められる仕事が多くあります。

そのため、毎日・毎月行わなければならない仕事をこなしつつ、いつどんなトラブルが発生しても対応できるような柔軟さを確保しておくことが大切になります。

3-5 総務部門の年間スケジュール

さて、総務が毎年の単位で取り組む仕事にはどのようなものがあるのでしょうか。

もちろん、仕事の守備範囲は会社の規模によって変わってきますから、こちらも一概には言えませんが、ほとんどの会社の総務が担当している「総務庶務」「人事労務」に関するスケジュールになります。(詳細は、『これだけは知っておきたい「会社の総務」の基本と常識(フォレスト出版)』P41をご覧ください)

このように、対内的には社員が気持ちよく仕事に取り組めるようサポートをし、対外的には「会社の顔」として対応するというのが総務の仕事なのだということがわかると思います。

4 総務畑におけるキャリアアップ

あなたが総務畑に進むことを決めた場合、将来的にどれだけのキャリアアップが望めるのでしょうか?

最後に、総務という分野に進んだ場合に、そこで培ったスキルをどう伸ばしていけばいいのか、また、総務で働く上ではどのような資格を取ったらいいのかについてご紹介します。

4-1 業務に関わる資格にチャレンジしよう

female総務は、会社の規模によっては非常に広い範囲の仕事をカバーする必要が出てきます。
そのため、総務の知識と経験が生かせる国家資格が多く存在しており、仕事の延長で業務に関係のある資格の勉強をすれば、それがキャリアアップにつながることがあります。

総務に関係している資格を挙げると、経営全般の分野なら「中小企業診断士」「社会保険労務士」、司法手続の分野なら「司法書士」、行政手続の分野なら「行政書士」、不動産取引の分野なら「宅地建物取引士」などがあります。

仕事をしながら、こういった資格の勉強をすれば社内でのキャリアにおいても有利に働きますし、将来独立できる可能性も出てきます。

資格手当の制度がある会社なら、資格を取るだけで給料アップに直結するでしょう。ただし、会社員として働いているままでは合格しても登録できない資格もありますので注意してください。

まとめ

総務は、確かに会社の「何でも屋」ですが、社員が気持ちよく仕事をし、そのポテンシャルを十二分に発揮できる環境を整えるための「必要不可欠な何でも屋」なのだということがおわかりいただけたと思います。

これを読んで、総務という仕事にやりがいを感じられそうなら、ぜひ総務畑に飛び込んでみてはいかがでしょうか?

【参考書籍】
『これだけは知っておきたい「会社の総務」の基本と常識』キャッスルロック・パートナーズ著(フォレスト出版)

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