基本的な敬語の使い方-6つのポイントと15のビジネスシーン

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male上司から敬語の使い方を注意されて、はずかしい思いをしたことはありませんか?

ビジネスシーンに敬語は欠かせません。敬語が使いこなせなければ、一人前のビジネスマンとは認められないのです。

敬語は、相手を立てて自分がへりくだるための言葉です。ところが、相手の立場に立って話そうという心配りがあっても、使い方の基本的なルールがわかっていないと正しい敬語表現に結びつかなくなってしまいます。

ここでは気をつけるべきポイントと、ビジネスシーンにおけるベーシックな使用例を示して、敬語の基本を解説します。

言葉は使わなければ身につきません。繰り返し使っているうちに、自然とルールが見えてくるはずです。

目次

1 敬語の種類
  1-1 尊敬語
  1-2 謙譲語Ⅰ
  1-3 謙譲語Ⅱ(丁重語)
  1-4 丁寧語
  1-5 美化語
2 敬語の使い方で注意したい6つのポイント
  敬語の使い方ポイント1 謙譲語と尊敬語の違い
  敬語の使い方ポイント2 「お」と「ご」の使い分け
  敬語の使い方ポイント3 社内の人の呼び方
  敬語の使い方ポイント4 その場にいない人の表現
  敬語の使い方ポイント5 注意したい二重敬語
  敬語の使い方ポイント6 不快感を与える言葉遣い
3 シーン別敬語の使い方
  3-1 敬語の使い方・社内編
  敬語の使い方・社内編1 あいさつ
  敬語の使い方・社内編2 上司との会話
  敬語の使い方・社内編3 会議
  敬語の使い方・社内編4 電話を受ける
  敬語の使い方・社内編5 電話をかける
  3-2 敬語の使い方・社外編
  敬語の使い方・社外編6 取引先の訪問
  敬語の使い方・社外編7 依頼する
  敬語の使い方・社外編8 質問する
  敬語の使い方・社外編9 断る
  敬語の使い方・社外編10 お礼を言う
  3-3 敬語の使い方・付き合い編
  敬語の使い方・付き合い編11 会食・接待
  敬語の使い方・付き合い編12 結婚式
  敬語の使い方・付き合い編13 葬儀
  敬語の使い方・付き合い編14 お見舞い
  敬語の使い方・付き合い編15 家を訪問
あとがき

1 敬語の種類

敬語は従来3種類に分類されてきましたが、平成19年、文化庁の文化審議会が文部科学大臣の諮問に対してまとめた答申『敬語の指針』では、敬語の働きと適切な使い方をより理解するために5種類に分類して解説されました。

【5種類】   【3種類】
 尊敬語 「いらっしゃる・おっしゃる」型  尊敬語
 謙譲語Ⅰ 「伺う・申し上げる」型  謙譲語
 謙譲語Ⅱ(丁重語) 「参る・申す」型  謙譲語
 丁寧語 「です・ます」型  丁寧語
 美化語 「お酒・お料理」型  丁寧語
     
尊敬語
お客さまや上司など立場が上の人や他人に対してつかう、「相手」を立てる言葉
謙譲語
自分の立場を低めて、「自分の行為の向かう先を立てる言葉
丁寧語
丁寧な言葉づかいで相手に敬意を払っている様子を表すための言葉です。

1-1 尊敬語

相手側又は第三者の「行為・ものごと・状態」などについて、その人物を立てて述べるものです。立てるべき人物を「敬意の対象」といいます。

尊敬語を使う心理的な動機は様々ですが、その人物を言葉の上で高く位置付けて述べることになります。

●行為についての尊敬語

「先生は来週海外へいらっしゃるんでしたね」
(行為者=先生/敬意の対象=先生)

●ものごとや状態についての尊敬語

「先生のお名前をお書きください」
「先生はお忙しいようですね」

1-2 謙譲語Ⅰ

自分側から相手側又は第三者に向かう「行為・ものごと」などについて、その向かう先の人物を立てて述べるものです。

自分側からの行為でなくても、行為の向かう先が「立てるべき人物」であり、その行為者が向かう先に比べて「立てなくても失礼にあたらない人物」であるときには、謙譲語Ⅰが使えます。

●行為についての謙譲語Ⅰ

「先生のところに伺いたいのですが……」
(行為者=自分/敬意の対象=先生)

「息子が先生のところに伺いまして……」 
(行為者=自分の側の人物=息子/敬意の対象=先生)

「田中君が先生のところに伺ったそうですね」 
(行為者=第三者=田中くん/敬意の対象=先生)

「鈴木君は先生のところに伺ったことがありますか」 
(行為者=目の前の聞き手=鈴木君/敬意の対象=先生)

●名詞の謙譲語Ⅰ

「先生へのお手紙」「先生へのご説明

この場合、「手紙」や「説明」は先生に対して向けられたものになっています。

1-3 謙譲語Ⅱ(丁重語)

自分側の「行為・ものごと」などを、話の聞き手や文章の読み手(相手)に対して丁重に述べるものです。

立てなくても失礼に当たらない第三者やものごとについても謙譲語Ⅱを使うことができます。

●行為ついての謙譲語Ⅱ

「私は明日から海外に参ります」 
(行為者=自分=私/敬意の対象=話の聞き手・文章の読み手)

「息子は明日から海外に参ります」
(行為者=自分の側の人物=息子/敬意の対象=話の聞き手・文章の読み手)

「向うから子どもたちが大勢参りました」 
(行為者=第三者=子どもたち/敬意の対象=話の聞き手・文章の読み手)

「夜もふけて参りました」 
(ものごと=夜/敬意の対象=話の聞き手・文章の読み手)

相手側の行為や「立てるべき人物」の行為について使うのは不適切です。

×「(あなたは)どちらから参りましたか」
×「先生は来週海外へ参ります」

謙譲語Ⅰは「行為の向かう先」に対する敬語、謙譲語Ⅱは「相手(話の聞き手・文章の読み手)」に対する敬語というふうに区別できます。

1-4 丁寧語

話の聞き手や文章の読み手に対して丁寧に述べるものです。

「次は来月10日だ」 → 「次は来月10日です
「6時に起きる」 → 「6時に起きます

「(で)ございます」は、より丁寧さの度合いが高い表現です。

謙譲語Ⅱと丁寧語はともに話の聞き手や文章の読み手に対する敬意として働くので、非常に似ています。違いは謙譲語Ⅱが基本的に「自分側」のことを述べるもので、相手側の行為や「立てるべき人物」の行為については使えないのに対して、丁寧語は「自分側」に限らず広く使える点にあります。

1-5 美化語

ものごとを美化して述べるものです。

お酒は百薬の長なんだよ」

こうした美化語は、尊敬語や謙譲語Ⅰのように「行為者」や「所有者」「向かう先」を立てるものではありませんし、謙譲語Ⅱのように「相手」に丁重に述べているものでもありません。

しかし、「行為者」「向かう先」「相手」などに配慮して述べるときには表れやすくなるので、広い意味で敬語と位置付けられます。

「先生、お酒を召し上がりますか」
「先生、お酒をお注ぎしましょう」

2 敬語の使い方で注意したい6つのポイント

敬語を使うにあたって注意したい、いくつかの基本的なルールがあります。

敬語の使い方ポイント1 謙譲語と尊敬語の違い

主語が相手なのか自分なのかによって、尊敬語と謙譲語を使い分けます。

●お客さま(=相手)が「来る」場合は尊敬語

「来られます」
「いらっしゃいます」
「お見えになります」
「お越しになります」

●自分が「来る」場合は謙譲語

「参ります」
「伺います」
「伺わせていただきます」
「お伺いいたします」

謙譲語を尊敬語として相手の行為に用いてしまう取り違えは、もっとも犯しやすい間違いですから気をつけましょう。

×「あちらの窓口で伺ってください」
〇「あちらでお尋ねください」
×「あちらでいただいてください」
〇「あちらでお受け取りください」
×「お求めやすい価格になっております」
〇「お求めになりやすい価格になっております」
×「書類を拝見されましたら」
〇「書類をご覧になりましたら」

敬語の使い方ポイント2 「お」と「ご」の使い分け

「お」をつけるか「ご」をつけるかは、和語、漢語、外来語によって異なります。
基本的な区別は、次のとおりです。

●和語 → 「お」をつける

「お見送り」「お招き」「お忙しい」「お美しい」「お静か」「お考え」「お気の毒」など

●漢語 → 「ご」をつける

「ご招待」「ご出発」「ご報告」「ご相談」「ご来店」「ご出席」「ご心配」「ご自宅」など

●外来語 → 「お」や「ご」はつけない

使い方としては、「お」や「ご」は尊敬語としてつける場合と丁寧語としてつける場合があります。

●尊敬語としてつける場合

「お手紙」「お仕事」「ご招待」「ご結婚」など相手のことがらや状態につける
「お帽子」「お顔」「ご自宅」「ご本」など相手も持ち物や身体にかんする言葉につける
「お嬢様」「お母さま」「ご家庭」「ご両親」など相手側の人につける

●丁寧語としてつける場合

丁寧語としてつける場合は相手に関することに限らず、丁寧に話したいときに用います。

「お財布を持ってきました」
「私のお帽子、どうですか」
「お食事に行ってきます」

「お」や「ご」は過剰に使うと耳障りになるので注意しましょう。

敬語の使い方ポイント3 社内の人の呼び方

外部の人に対しては、自分の会社の人はすべて「自分側」の人として謙譲表現にします。
たとえ社長であっても、

「(社長に)山本はただいま席を外しております」

と呼び捨てにします。
例外として、上司の身内に対しては、

「田中部長さんは」
「山本社長さんは」

と「さん」をつけて呼びます。

敬語の使い方ポイント4 その場にいない人の表現

その場にいない「第三者」について話すときには、次の3つの原則があります。

●その場にいない人が「相手側に属する人」の場合は尊敬語を使う

「お母さまが受付にお着きになったそうです」

●その場にいない人が「自分側に属する人」の場合は謙譲表現になる

「母が受付に到着いたしました」

●その場にいない人が「自分側にも相手側にも属さない人」の場合は丁寧語

「鈴木君が受付に着いたそうです」

敬語の使い方ポイント5 注意したい二重敬語

ひとつの言葉に敬語をかさねる二重敬語は、言葉として過剰な印象になってしまい、耳障りに感じを与えるので注意が必要です。

「先生が先ほどおっしゃられましたが」 → 「おっしゃいました」

「おっしゃる」と「(言わ)れる」の2つの敬語表現が重複しています。

「先生は先ほどお帰りになられました」 → 「お帰りになりました」

「お帰りになる」と「(帰ら)れる」の2つの敬語表現が重複しています。

二重敬語でも、慣用として定着しているものもあります。

「お伺いいたします」「お召し上がりください」「お召し上がりになる」

敬語の使い方ポイント6 不快感を与える言葉遣い

一見敬語風表現の言葉や若者に流行する「敬語もどき」は、相手に不快な感じを与えてしまうので注意しましょう。

●私的、自分的

×「私的にはうまくできたと思います」 → 「私の気持ちとしては」
×「自分的にはいいと思います」 → 「私としては」

●~じゃないですか

×「私って野菜とかあまり食べないじゃないですか」 →「私は野菜をあまり食べません」

●みたいな、なにげに、とか

×「これがいい、みたいな感じ」 → 「これがいいです」
×「なにげに上手いですね」 → 「なにげなく」「なんとなく」
×「海とか好き」 → 「海が好き」「海は好き」

3 シーン別敬語の使い方

ここからは、様々なビジネスシーンでよく使われるフレーズを例にあげて正しい敬語の解説をしていきます。最初はマネをすることからでもいいのです。重要なのは毎日使って慣れることです。

3-1 敬語の使い方・社内編

毎日のように顔を合わせる上司や同僚に対しても、きちんとした敬語を使いましょう。

敬語の使い方・社内編1 あいさつ

あいさつはコミュニケーションの基本。誰に対しても、笑顔でさわやかな挨拶を心がけましょう。礼儀正しいあいさるは、ビジネスで成功するための第一歩です。

・1日の始まり
「おはようございます」
・勤務中に社内の人に対して
「お疲れさまです」
「こんにちは」
・社外の人に会ったら
「お世話になっております」
・外出する上司に対して
「いってらっしゃい」
「どうぞ、お気をつけて」
・先に退社する上司に対して
「お疲れさまでした」
「お疲れさまでございました」
・退社するとき
「お先に失礼します」

敬語の使い方・社内編2 上司との会話

上司への小まめなホウレンソウ(報告・連絡・相談)は仕事の上で大切なコミュニケーションです。曖昧な表現はさけ、事前に要点をまとめて簡潔なホウレンソウをしましょう。

・報告を切り出す
「〇〇の報告をさせていただきたいのですが、お時間いただけますか」
・上司から経過を聞かれて
「申し訳ございません。ご報告が遅れました」
・仕事の結果を報告する
「よいご返事をいただくことができました。来月からお取引くださるとのことです」
・外出するとき
「〇〇社の〇〇様と〇時に○○でお会いする約束になっておりますので、行ってまいります」
・有給休暇を願い出る
「来月の10日、休暇をとりたいのですがよろしいでしょうか」
・体調を崩して会社を休む
「風邪をひいてしまいましたので、申し訳ございませんが、本日は休ませていただきたいのですが」
・寝坊して遅刻する
「申し訳ございません。家を出るのが遅くなってしまい、出社が10分ほど遅れます。よろしくお願いいたします」
・相談を持ちかけるとき
「お仕事中、失礼いたします。ご相談させていただきたいことがございまして、10分ほどお時間をいただけますでしょうか」
・相談した後のお礼
「お忙しい中、お時間をいただき、ありがとうございました」

敬語の使い方・社内編3 会議

会議は他人の意見をしっかり聞いて流れをつかみ、言葉づかいに注意をはらいながら積極的に発言しましょう。

・提案する
「ひとつ提案させていただきたいことがあるのですが」
・反対意見を述べるとき
「おっしゃることはごもっともとは存じますが」
・同意、賛成するとき
「おっしゃる通りだと思います」
・他人の話を受けて
「先ほど、鈴木課長がおっしゃいましたように」
・質問するとき
「少々質問させていただいてもよろしいでしょうか」

敬語の使い方・社内編4 電話を受ける

会社で電話をとれば、だれでも会社を代表する立場になります。丁寧な言葉づかいを意識しましょう。

・受話器をとったら
「はい、〇〇社〇〇部でございます」
・相手の名前を聞いて
「いつもお世話になっております」
・相手の名をきくとき
「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」
・相手の会社名をきくとき
「失礼ですが、どちらの鈴木様でいらっしゃいますか」
・電話番号や住所などを教えてほしいと言われたら
「はい、それでは申し上げます。よろしいでしょうか」
・間違い電話に対処するとき
「こちらは〇〇社でございます。失礼ですがおかけ間違いではないでしょうか」
・電話を上司に取り次ぐ
「鈴木でございますね、少々お待ちくださいませ」
・取り次ぐ相手が席を外しているとき
「申し訳ございません。鈴木はただいま席を外しております。間もなく戻ると思いますが、いかがいたしましょうか」
・代わりに用件を聞く
「もしよろしければ、代わりにご用件を承りますが」

敬語の使い方・社内編5 電話をかける

自分の社名と名前を伝えたら、相手が今どのような状況にあるのか聞き、都合が悪いようであれば、かけ直す旨を伝えましょう。

・取引先に電話する
「私、〇〇社の〇〇と申しますが、○○部の鈴木部長はいらっしゃいますか」
・相手の状況を確認する
「こんにちは、〇〇です。○○の件でお電話させていただいたのですが、今、お時間よろしいでしょうか」
・伝言を頼む
「恐れ入りますが、ご伝言をお願いできますでしょうか」
・相手が戻ったら電話をしてほしいと頼む
「恐れ入りますが、お戻りになりましたらお電話くださいますよう、お伝えいただけますでしょうか」
・留守中に電話をくれた相手に電話して
「先ほどはお電話をいただきまして、大変失礼いたしました」

3-2 敬語の使い方・社外編

社外の人との会話は敬語力を試されるときです。相手に不快な思いをさせない敬語は、仕事に大きな影響を及ぼすでしょう。心配りの行き届いた丁寧な言葉が、すんなり出てくるようになりましょう。

敬語の使い方・社外編6 取引先の訪問

訪問先に到着したら、まず受付で自分の社名、所属、名前を告げて、コンタクトする相手を呼び出してもらいます。身だしなみと言葉づかいには十分注意しましょう。

・受付で
「恐れ入ります。私、○○社○○部の○○と申しますが、本日午後2時に〇〇部の鈴木部長とお約束があるのですが、お取次ぎ願えますでしょうか」
・約束の時間に遅れることを電話で伝える
「電車が事故で遅れておりましてお約束の時間に伺えません。大変申し訳ございませんが、20分ほどお待ちいただけますでしょうか」
・電話でキャンセルするとき
「本日同行いたします予定の担当者が急病のため、誠に申し訳ございませんが日を改めさせていただきたいのですが」
・手土産を渡すとき
「ほんの気持ちばかりのものですが、皆さんでお召し上がりください」
・辞去するとき
「本日はお忙しい中、お時間をいただきまして、誠にありがとうございました」

敬語の使い方・社外編7 依頼する

人になにかを頼むときは、面倒をかけて申し訳ないという気持ちをもち、先方の都合や気持ちを確認してからお願いします。

・署名をもらう
「こちらにお名前をお書きいただけますか」
・協力を頼む
「お力添えいただきたいのですが」
・指示や指導を頼む
「ご指導のほど、よろしくお願いいたします」
・期限の延長を頼む
「誠に申し訳ございませんが、今しばらくお時間をいただけませんでしょうか」
・確認を頼む
「ご確認くださいますよう、お願い申し上げます」

敬語の使い方・社外編8 質問する

人に質問するときは、タイミングを選んで適切な言葉で聞くことがポイントです。個人的なことを聞くような場合には、「失礼ですが」などと前置を添えましょう。

・名前を聞く
「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」
・住所を聞く
「失礼ですが、お住まいをどちらですか?」
・相手が知っているか確認する
「ご存じですか?」
・質問はないか尋ねる
「なにかご質問がおありになりましたら、おっしゃってください」
・相手の都合を確認する
「ご都合はいかがでしょうか?」

敬語の使い方・社外編9 断る

断りの言葉は角が立たない言葉で、こちらの事情を理解してもらう努力をしましょう。

・断りの前置き
「誠に申し訳ございませんが」
・相手の要望や申し出を断る
「まことに残念ですが、お引き受けいたしかねます」
・相手の厚意に対して
「せっかくのお話ですが」
・明快に断る
「一切お断りしております」
・次回につなげる断り方
「これに懲りずに、またお話をいただけましたら幸いでございます」

敬語の使い方・社外編10 お礼を言う

お礼を述べるときには、基本の「ありがとうございます」「ありがとうございました」以外にも、相手や状況に応じた言い回しを用いると、感謝の気持ちがより伝わります。

・厚く礼を言う
「誠にありがとうございました」「心より感謝申し上げます」
・世話になったことへのお礼
「お世話になりまして、誠にありがとうございました」
・贈り物へのお礼
「お心遣いいただき、誠にありがとうございます」

3-3 敬語の使い方・付き合い編

仕事の現場を離れた付き合いの場では、より豊かな人間関係をきずくために、礼儀正しい言葉づかいが欠かせません。

敬語の使い方・付き合い編11 会食・接待

会食や接待は、お互いの信頼関係を深めて円滑なビジネスへとつなげことが目的です。招待する側もされる側もマナーと心配りを大切にして、場の雰囲気を作りましょう。

・招待した側のあいさつ
「本日はお忙しい中をお越しくださいまして、ありがとうございます」
「日頃の感謝の気持ちを込めまして、ささやかながら席を設けさせていただきました」
・招待された側にあいさつ
「本日はこのような席を設けていただきまして恐縮に存じます」
「本日はお招きにあずかりまして、誠にありがとうございます」
・締めのあいさつ
「そろそろお時間となりますので、このあたりでお開きとさせていただきます」
・招待のお礼
「大変ごちそうになりまして、ありがとうございました」

敬語の使い方・付き合い編12 結婚式

ご当人の晴れの舞台である結婚式では、親族、職場、プライベートなど多くの関係者が集います。間違った言葉づかいは、新郎新婦にも恥をかかせてしまうことになりかねません。社会人として恥ずかしくない言葉づかいで、2人の門出を祝いましょう

・受付で
「本日はおめでとうございます。こちらはお祝いのしるしです」
・新郎新婦に家族にあいさつ
「本日は誠におめでとうございます。〇〇さんの同僚の○○と申します」
・スピーチの始め方
「ただいまご紹介にあずかりました、新郎の友人の〇〇です」
・会場から退出するとき、新郎新婦にひと言
「本日はおめでとうございました」
「お招きいただき、ありがとうございました」

敬語の使い方・付き合い編13 葬儀

葬儀では遺族の心情に配慮して言葉づかいには細心の注意をはらいましょう。

・受付で会釈してから香典を渡して
「ご霊前にお供えいただけますでしょうか」
・遺族へのあいさつ
「このたびはご愁傷さまでございます」
「心よりお悔やみ申し上げます」
・故人との対面を勧められたら
「お別れをさせていただきます」

敬語の使い方・付き合い編14 お見舞い

お見舞いで一番大切なのは相手を思いやる気持ちです。思いやりがあれば、やさしさのこもった言葉が自然とでてくるものです。

・病室に入るとき
「失礼します」
「おじゃまします」
・お見舞いの品を渡す
「ほんの気持ちばかりのものですが」
・病人の様子を見て
「お加減はいかがですか」
「お元気そうで安心いたしました」
・辞去するとき
「どうぞお大事になさってください」

敬語の使い方・付き合い編15 家を訪問

上司の家などに招かれたら、感謝の気持ちを表して、きちんとした言葉づかいであいさつしましょう。あまり長居しないような気配りも必要です。

・着いたら
「本日はお招きいただきありがとうございます。失礼いたします」
・手土産を渡す
「気持ちばかりのものですが」
・飲み物などを勧められたら
「恐れ入ります。どうぞおかまいなく」
・トイレを借りる
「お手洗いをお借りしてもよろしいでしょうか」
・辞去するとき
「失礼したします。本日はありがとうございました」

あとがき

後半の実例をかみしめていただくと、前半で解説した敬語の種類や、

① 謙譲語と尊敬語の違い
② 「お」と「ご」の使い分け
③ 社内の人の呼び方
④ その場にいない人の表現
⑤ 注意したい二重敬語
⑥ 不快感を与える言葉遣い

といった基本的なルールがご理解いただけると思います。

ここにあげたフレーズは、それぞれのシーンで使われる代表的な数点だけですし、ビジネスにはまだまだいろいろなシーンもあります。

しかし、敬語は基本を把握することによって、様々なシーンに対応していけるものです。
日々使いながら基本を理解していきましょう。

【参考資料】
『敬語つかいこなし パーフェクトマニュアル』(小学館・2010年)
『美しい敬語を身につける本』(中経出版・2012年)
文化庁 文化審議会 『敬語の指針』

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