ビジネス文書の書き方 | 社内外文書の基本ポイント

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male案内状に通知状、挨拶状に招待状、伝言メモに報告書―。

会社に勤めると必ずと言っていいほどこういった「ビジネス文書」を書かなければいけないシチュエーションに出くわします。

しかし、いざ書くとなったら「書き方がわからなくて困った!」という方は多いはず。

ここでは、ビジネスマンなら書けて当たり前のビジネス文書の書き方の基本中の基本ポイントを紹介します。

目次

1 ビジネス文書とは
  1-1 ビジネス文書の目的
  1-2 社外文書の役割
  1-3 社内文書の役割
2 社外文書を書く上での基本
  2-1 社外文書の基本スタイル1 用紙の大きさから挨拶まで
  2-2 社外文書の基本スタイル2 主文から結語まで
3 社内文書を書く上での基本
  3-1 社内文書の基本スタイル
4 ビジネス文書の書き方ー7つのポイント
  ビジネス文書の書き方1 ポイントを押さえて簡潔に書く
  ビジネス文書の書き方2 1つの文書に1つの用件
  ビジネス文書の書き方3 1つの文章を短くする
  ビジネス文書の書き方4 内容がわかりやすい件名をつける
  ビジネス文書の書き方5 情報は正確に記す
  ビジネス文書の書き方6 漢字を多用しない
  ビジネス文書の書き方7 少ない枚数で伝える
5 ビジネス文書を送る方法
  5-1 機密性なら郵便、即時性ならFAX
まとめ

1 ビジネス文書とは

ビジネス文書の書き方を学ぶ前に、まず、ビジネス文書とは何なのかについてここでざっと見ていきましょう。

あなたは、ビジネス文書を「上司に書くように言われたから」「仕事で必要だということになっているから」という消極的な理由で漠然と書いていませんか?

実は、ビジネス文書には、れっきとした存在意義があるのです。ビジネス文書の書き方をうわべだけ学んだとしても、そもそもビジネス文書の持っている本来の意味を理解していないと、きちんとした文書にはなりません。

ここでは、ビジネス文書が持っている目的と役割について見ていきましょう。

1-1 ビジネス文書の目的

imageビジネス文書を作成する目的とは何だと思いますか?

要件を伝えるだけなら、必ずしもビジネス文書を作成する必要はありません。電話で伝えたり、メモを手渡したり、直接会って話してもいいのです。

それなのにあえてビジネス文書を作成するのは、「用件を確実に伝える」ためなのです。

電話や会話などのコミュニケーションで生じがちな「誤解」や「伝達ミス」を避けるために文書を作成して通知する、それがビジネス文書なのです。

ですから、ビジネス文書は絶対に誰が読んでも同じように解釈され、誰が読んでもすんなりと理解できるような文章で書かれている必要があります。

「いつ」「誰が」「どこで」「何をする(した)」のかが一目瞭然でなければいけないのです。あなたが合格点をもらえるビジネス文書を書きたいのなら、まずはこのポイントをしっかりと押えておいてください。

1-2 社外文書の役割

imageビジネス文書には、大きく分けて2つの種類があります。1つ目は、取引先や顧客など社外の人に向けて書かれた「社外文書」。2つ目は、社内の人に向けて書かれた「社内文書」です。

まず、ここでは社外文書が会社でどのような役割を果たしているのかについてご説明します。

代表的な社外文書は、案内状・通知状・依頼状などで、ビジネスをする上で必要な取引に関する情報を相手に伝えたり、お互いに了解すべき事項を確認したりする場合に作られます。

また、質問・抗議・謝罪などが社外文書によってなされるケースも存在します。

社外文書を作成することのメリットとしては、取引に関するやり取りを文書にすることで「証拠」として明確に残しておくことができるということが挙げられます。

ただし、それが証拠としての力を持つためには、誰がどう読んでも誤解を招かないよう、または人によって解釈が食い違わないような文書にする必要があります。

社外文書を作成するうえで気をつけなければならないポイントは、文書を作成する人が社を代表することになるということ。社外文書は個人が発信する私信ではなく、社を代表して送られるものですから、その点をしっかりと意識しておかないと自社の名誉を傷つけてしまう恐れがあります。

1-3 社内文書の役割

image一方、社内の人に向けて書かれた社内文書とはどのような文書なのでしょうか。

代表的なものは、会社から社員への通知、部署から部署への伝達などの文書で、その内容は主に「伝達」「報告」「企画」「提案」「届出」「命令」「指示」などになります。

言うなれば身内に対する文書ですから、社外文書に比べれば儀礼的な要素は薄まっており、あくまでも実用性に重きを置いた構成になります。

ということは、形式的な挨拶などは省略され、「結論を先に述べる」「箇条書きにする」など、内容を簡潔にまとめる工夫が必要になります。

社内文書を作成する理由の最たるものは、「業務を円滑に進める」こと。ですから、文書を読んでもらう相手になるべく手間を取らせず、スムーズに意思疎通が行えるということが重要になります。

2 社外文書を書く上での基本ポイント

それでは、いよいよ文書の書き方の話に移りましょう。

まずは、社外文書の書き方の基本についてご説明します。

社外文書には多くの種類があり、そのそれぞれでスタイルが異なります。しかし、多くの社外文書に共通する、読みやすく伝わりやすい「基本スタイル」というものが存在します。

ここでは、その基本スタイルについて学んでいきます。

2-1 社外文書の基本スタイル1 用紙の大きさから挨拶まで

社外文書の内容について説明する前に、まずは用紙サイズの基本を押えましょう。

相手先企業や官公庁などで特に指定されていない限り、ほとんどの社外文書ではA4サイズの用紙が採用されています。ですから、通常の社外文書を作る際にはA4を用意すれば、間違いはありません。

発信年月日は、右上に「右寄せ」で記入し、西暦か元号のどちらかを年号として記入するようにしましょう。

平成●●年××月××日
20●●年××月××日

次に、その下の段の左側に「宛名」を記入します。
宛名は、1「会社名」、2「部課名」、3「職名」、4「氏名」、5「敬称」の順番で書きましょう。
例えば、以下のようになります。

株式会社田中商事 営業第一課課長 
鈴木太郎様

ここで気をつけていただきたいのは、宛先の会社名、部署名は略称ではなくフルネームで書くようにしてください。部課名がかなり長い場合であっても、フルで書きましょう。

また、役職には「殿」、個人には「様」をつけるというルールもあります。つまり、「営業部長殿」「鈴木太郎様」という形になります。加えて、会社、官公庁、団体を宛先とする場合は、末尾に「御中」を、そして、同一文書を複数の人に送付する場合は、末尾に「各位」をつけましょう。

続いて「発信者名」を今度は下の段の右側に書きます。これも発信年月日と同じく「右寄せ」がルールとなります。

その下に、いよいよその文書の「件名(タイトル)」を書きます。これは、内容が一目見て理解できるようなものを選びましょう。「○○について」「○○の件」などと書くのが一般的です。また、文字の大きさを大きくするとともに上下に空白を設けることで、件名を際立たせることができます。

件名を書いたら、文章を書き始めるわけですが、社外文書は対外的なものですから、いきなり内容を書き始めるのではなく、まずは「頭語」や「前文」、「挨拶」などを入れます。

頭語とは、「拝啓」「前略」など手紙の最初に書き入れる儀礼的な言葉のことであり、手紙の末尾に書き入れる結語と対になっています。頭語を書き入れたら次に1文字空けて「時候の挨拶」、そして、そのあとに「相手の繁栄を祝う言葉」「感謝の言葉」などを続けます。

頭語、時候の挨拶、前文、感謝の言葉については、のちほど詳しくご説明します。

2-2 社外文書の基本スタイル2 主文から結語まで

imageさて、頭語、前文、挨拶まで書いたら、いよいよそのビジネス文書の目的である「主文」に入っていきます。この時、「さて」「さっそくですが」「ついては」などの前置きの言葉を入れたあとで、本題に移るのが一般的です。

主文を書き終わったら文末に、「まずは」「取り急ぎ」などの言葉で始めて本題が終わったことを知らせます。

主文を全て書いたら、最後に頭語に対応する結語「拝啓 → 敬具」「前略 →草々」などを書いて終わりにします。結語は一般的に改行したあと右詰めで記入します。ただし、紙面に余裕がなければ、本文の最終行末尾に書き入れても問題はありません。

最後に、「別記」として、伝えるべき内容を箇条書きにする場合もあります。冒頭、用紙の中央に「記」と書いて、最後は右詰めで「以上」と書いて終わるようにし、その間にその文書で伝えたい重要事項、例えば「日時」「場所」「品名」「数量」「金額」などを箇条書きにします。

セミナーやイベントなどを通知する文書ならば、「日時」「場所」「議題」「講師」「参加費」などをそこにまとめて書いておくのがいいでしょう。

3 社内文書を書く上での基本ポイント

社外文書の書き方の基本を押えたら、次は社内文書の書き方に移りましょう。

社内文書は、自分の務める会社内の人に向けて書く文書ですから、社外文書とは書き方が少し異なります。以下に基本ポイントをまとめましたので、見ていきましょう。

3-1 社内文書の基本スタイル

社内文書と社外文書の最大の違いは、社内文書には「頭語」「前文」「時候の挨拶」「結語」が、ほとんどのケースで不要だということでしょう。身内に対する文書ですから、儀礼的な要素が不要なのは当然といえば当然です。

とは言っても、ビジネス文書ですから、それにふさわしい事務的な文体で内容を書くことが求められます。

内容は簡潔でわかりやすい文書を作成することを意識して書きましょう。よく使われる文例は、以下の通りです。

●社内の人間に協力・支援を乞う場合

「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」
「ご支援のほど、よろしくお願いいたします」

検討・調査の上で、何かしらを通知する場合

「○○にて検討いたしましたところ・・・」
「○○にて調査いたしましたところ・・・」

●日時についての記載方法

「去る○月○日」
「来る○月○日」

4 ビジネス文書の書き方

maleこれまでビジネス文書の書き方の基本ポイントをざっと見てきましたが、肝心の「主文」の書き方がよくわからない!という方は多いと思います。

ここでは、ビジネス文書の主文の書き方の基本を学ぶとともに、ビジネス文書全般を書く上で気をつけておきたいポイントについてご紹介します。

ビジネス文書の書き方1 ポイントを押さえて簡潔に書く

簡潔に書かれた文書は、相手にその内容が伝わりやすく、人によって解釈が食い違う確率も低くなります。ビジネス文書を書く際には、できるだけシンプルに、読みやすく、ムダなことを書かないようにしましょう。

ビジネス文書の書き方2 1つの文書に1つの用件

これはビジネス文書の大原則になります。1つのビジネス文書には1つの用件だけを書きましょう。いくつもの用件を盛り込むと、相手に上手く伝わらなかったり、忘れられてしまったりすることがありますし、何よりも文書の整理がしづらくなります。

ビジネス文書の書き方3 1つの文章を短くする

わかりやすい文章といわれてもどう書いたらいいかわからない!という方は、一文を短くするように心がけてみてください。

わかりやすい文章というのは、すなわち「短い文章」でもあります。逆にわかりにくい文章は一文にあれもこれもと情報を詰め込みすぎているのです。ですから、意識的に短く区切って文章を書くようにしてください。

ビジネス文書の書き方4 内容がわかりやすい件名をつける

主文を読まずとも、件名を見ただけでその文書が何を伝えようとしているのかがわかるようにしましょう。そうすることによって、読み手の理解の助けになりますし、文書の整理もしやすくなります。

ただし、お礼状、お見舞い状には件名は不要ですし、長すぎる件名はNGです。

ビジネス文書の書き方5 情報は正確に記す

ビジネス文書の目的は、「用件を確実に伝えること」でした。ですから、書かれている情報に誤りがあるなどは、絶対にNGです。もしそんなことがあれば大問題に発展することもありますから、盛り込んだ情報は入念に再三チェックするようにしましょう。

ビジネス文書の書き方6 漢字を多用しない

ビジネス文書だからと肩肘張った、かしこまった表現をしようとするあまり、漢字を多用してしまう人がいます。ビジネスなのだからそれが当たり前、という意見もあるかもしれませんが、それはあまりおすすめできません。

もし、仕事で渡された書類が漢字だらけだったら、あなたはどんな気持ちになりますか? きっとあまり読む気にならないはずです。ですから、文書はできるだけ漢字を多用せず、誰でもすっきりと読み下せるような文章で書いてください。また、ワープロの変換ミスがないかどうかもよくチェックしましょう。

ビジネス文書の書き方7 少ない枚数で伝える

伝えるべき用件が多くある場合、A4用紙1枚では足りなくなることがあります。しかし、あまりにも多い枚数では読み手が読む気をなくしてしまいますから、できるだけ少ない枚数で伝えられるように工夫をしましょう。

どうしても複数枚になってしまう場合は、必ずページ数を入れるようにします。また、資料を添付しないと伝えられないような場合は、「別添資料」「別紙参照」などと記して、その文書とは別の資料を用意するといいでしょう。

5 ビジネス文書を送る方法

ここに書かれてある基本ポイントを押えてビジネス文書の作成を終えたら、いよいよそれを発信することにしましょう。

しかし、ちょっと待ってください。ビジネス文書を送る方法には、「郵便」と「FAX」があります。どちらで送るのがベストなのか、あなたにはすぐに判断がつきますか?

最後に、文書の送り方について見ていきましょう。

5-1 機密性なら郵便、即時性ならFAX

female出来上がった文書の送り方は、大きく「郵便」と「FAX」に分かれます。どの方法がベストかというのは悩ましいところですが、それは伝達する内容と目的によって変わります。

郵便には「機密性」に優れるというメリットがありますが、その反面で送ろうと思っても届くのは翌日になるというデメリットがあります。一方、FAXは送ろうと思ったらすぐに送ることができるという「即時性」に優れていますが、届いた先では多くの人の目に触れてしまうというデメリットがあります。

また、FAX用紙で送られてきた文書は、保存には適していませんので、保存することが前提ならばFAXは避けたほうがいいでしょう。

というわけで、FAXに適しているものは注文書、通知状、紹介状などの連絡文書がほとんどになります。

FAXで文書を送る際に気をつけたいのは、何枚も一度に送らないこと。FAXは相手方の回線を利用することになりますから、大量の枚数を送る場合は事前に相手の許可を取り、なおかつ「送信表」に送信枚数を明記して、できればページ番号も振っておくと散逸した場合に困らないでしょう。

まとめ

ビジネス文書を書こうとする場合は、まずはここでご紹介した基本中の基本をしっかりと押えてから取りかかるようにしましょう。

それぞれの文書の具体的な書き方や、雛形については、『これだけは知っておきたい「ビジネス文書」の基本と常識』東京スクール・オブ・ビジネス著(フォレスト出版)に多くの文例集と書き方のポイントがまとめられていますので、ぜひ参考にしてみてください。

【参考図書】
『これだけは知っておきたい「ビジネス文書」の基本と常識』東京スクール・オブ・ビジネス著(フォレスト出版)

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