ビジネスマナーは社会人になると様々な場面で使用し、その人の常識レベルとして判断されることも少なくありません。
取引先とのやり取りにおいてビジネスメールを利用する企業がほとんどですが、ビジネスメールには「内容に承諾したことを記載する署名欄」「誰が送信者か知らせる署名欄」が設けられている場合があります。
ビジネスメールの署名には書き方やマナーがあるため、本記事ではどのような書き方が望ましいのか文例や署名を使ったアピール方法を含めて解説していきます。
ビジネスメール署名の役割とは
ビジネスメールの署名は重要な役割を担っており、メール作成を行う際になるべく記載することが好ましいです。
まずは「なぜビジネスメールには署名が必要なのか」「ビジネスメールを作成する際に必ず入れるべきなのか」について解説をしていきますので参考にしてください。
ビジネスメールの署名はなぜ必要なのか？
ビジネスメールにおいて署名とは「名刺のような役割」を担っています。自分が何者であるかを伝える手段と考えるとわかりやすいです。
ビジネスメールの送信者が誰なのかを瞬時に相手に把握してもらえるため、その後のやり取りがスムーズになります。
ビジネスメールの署名は必ず入れるべきか？
署名はビジネスメールに必ず入れるべきなのかと疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、必須項目というわけではありません。短時間で同じ相手とやり取りしている場合は省略しても大丈夫です。
しかし、ビジネスメールの署名はビジネスマナーと取られやすいため、基本的には署名を記載しておくことが好ましいです。
ビジネスメールの署名に入れるべき内容
ビジネスメールの署名には下記の9つをなるべく入れるようにしましょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 担当者・氏名
- 住所
- 担当者用の電話番号
- ファックス番号
- メールアドレス
- サイトのURL
最も注意すべきなのが電話番号です。会社の電話番号の中でも担当者につながりやすい電話番号を記載するようにしましょう。
また、役職や部署を記載することで、連絡を受ける際に相手が連絡をしやすくなります。
ビジネスメール署名の書き方・マナー
ビジネスメールの署名は多くの役割を担いますが、署名の書き方にもマナーが存在します。
どのような部分に気を付けるべきなのか詳しく解説をしていきますので、ビジネスメールを送る機会が多い方は参考にしてください。
署名はメールの文末に入れる
署名はメールの文末に入れるようにしましょう。
その際、署名であることがわかりやすいように1～2行程度改行するか、記号を利用して本文と署名が区別すると相手から理解してもらいやすくなります。
派手な装飾を使わない
ビジネスメールの署名はシンプルなデザインが多いため、印象を与えたいと考えて派手な装飾を行う方もいます。
しかし、ビジネスメールはビジネスマナーを問われる部分でもあり、人よっては派手な署名に不快感を示す方も少なくありません。
例えるならば重要な会議に派手な服装で出席するのと同じです。
署名に関しても派手な装飾は行わず、相手に伝わりやすい範囲の装飾におさえましょう。
誤字脱字がない
ビジネスメールの署名で最も気を付けないといけないのが誤字脱字です。誤字脱字に限っては署名だけでなく、ビジネスメールの内容も注意しましょう。
署名に誤字脱字があると相手に間違った情報を与えてしまうだけではなく、信頼が大きく損なわれます。送る際にはもう一度読み直して確認をするようにしてください。
連絡先を入れる
ビジネスメールの署名として、名前だけを記載して送る方もいますが、連絡先が書かれていない名前だけの署名はかえって相手に失礼なイメージを与えかねません。
自分が誰なのかを把握してもらうためにも、名前以外の連絡先もしっかりと記載するようにしましょう。
表示が崩れていないか確認する
他にもビジネスメールの署名の書き方で気を付けないといけないのが表示の仕方です。
以前まではビジネスメールはパソコンで確認されることがほとんどでしたが、近年ではスマホで確認する人が増えています。
しかし、パソコンとスマホでは表示の仕方が異なるため、パソコンできれいに見えていたとしてもスマホでは崩れているケースが少なくありません。
そのため、ビジネスメールの署名に関しても一度スマホで確認してから相手に送信するようにしましょう。
署名を使ったアピール方法
署名は名刺代わりにもなり、自分が何者なのかを伝えることができますが、署名を上手に使うことでさらに自分自身や会社をアピールできます。
ここでは具体的な署名を使ったアピール方法を解説していきますので、参考にしてみてください。
SNSやブログのURLを記載する
署名欄には基本的に会社のWebサイトURLを記入することがほとんどですが、公表してもいいSNSやブログがある場合は併せて署名に記入するようにしましょう。
ブログやSNSは普段とは少し違った様子を見られるため、相手が自社・自分に興味がある場合は確認してもらいやすくなります。
自分や会社のことを普段よりも知ってもらえることから、SNSやブログのURLを記載するのはおすすめです。
ただし、SNSに関しては個人のアカウントではなく、会社用のアカウントを記載するようにしましょう。
心構えや大切にしていることを記載する
アピール方法として他にも署名部分の文末に自分が大切にしている言葉や仕事に対する姿勢・メッセージなどを添付するのもおすすめです。
【心構えや大切にしていることの記載例】
- 心構え：迅速かつ丁寧な作業を心がけています。
- 大切にしている言葉：「成功とは、熱意を失わずに失敗から失敗へと進む能力である。-ウィンストン・チャーチル」
署名だけで終わるのではなく、上記のようなメッセージが最後に残されているだけでも印象がだいぶ違うと感じる方も多いのではないでしょうか。
定型文を入れているわけではないという印象を与えるため、アピール方法としては効果が大きいです。
ビジネスメール署名の文例
ビジネスメールに必要な署名の書き方が分かったものの、具体的にどのような内容にしたらいいのか迷う人も多いでしょう。
ビジネスメールに使われる署名の文例を記載していきますので、書き方に迷っている人は参考にしてください。
文例1：記号を利用してわかりやすく
少し個性を出した署名にしたいと考えている場合は、下記のように記号を利用してわかりやすくしましょう。
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株式会社○○○○
マナー覚える課 課長
ビジネス 太郎
〒000-0000 東京都新宿区〇〇
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
Email: 〇〇@〇〇.co.jp
WebサイトURL: http://〇〇.com/
Twitter:https://twitter.com/〇〇
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文例2：シンプルで相手に内容を理解してもらいやすく
続いてはシンプルで相手に内容を理解してもらいやすい署名です。
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株式会社○○○○
マナー覚える部
ビジネス 太郎
〒000-0000 東京都新宿区○○
Email: 〇〇@〇〇.co.jp
TEL：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
WebサイトURL: http://〇〇.com/
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まとめ｜ビジネスメール署名を活用して印象アップ
ビジネスメールの署名の書き方は、シンプルでありながら相手に理解してもらいやすいように記載することが必要です。
さらに表示のされ方も重要で、相手が見やすいレイアウトにすることによって印象をアップさせることができます。
ビジネスマナーとして大切な部分になるため、ビジネスメールの署名はしっかりと意識して作るようにしましょう。
