新しい生活様式が求められる昨今、「Web会議」「ビデオ会議」「オンライン会議」と呼ばれるオンラインでの会議システムに注目が集まっています。
リモートワークでのWeb会議はもちろん、オンラインセミナーへの参加・プライベートでのオンライン飲み会など、Web会議サービスはオンオフ問わず生活の中で身近なものとなりました。まだWeb会議サービスは使い慣れないという人にもパソコンだけではなく、スマートフォンからも手軽に利用できるため、家にいながら活動の幅を広げることができます。
これから仕事でもプライベートでも活用していきたいサービスです。Web会議サービスにも様々な種類がありますが、今回は利用者数が多く、使いやすさから世界中で支持されているZoomについてご紹介します。
目次
１． Web会議ツール「Zoom」とは？
２．Zoomのメリット
２－１．録画機能を使えば簡単操作で録画までできる
２－２．大人数での会議もグループワークもできる
３．Zoomの安全性
３－１.Zoom爆弾について
３－２．Zoomアプリの脆弱性について
４．Zoomを使用するためにパソコンやスマートフォンに必要な機能
４－１．ウェブカメラ
４－２．マイク
４－３．スピーカー
５. Zoomのアカウント作成方法
６．PC版・スマホ版Zoomアプリの使い方
６－１．PC版(パソコン)Zoomアプリの使い方
６－１―１．招待URLからWeb会議に参加する方法
６－１－２．ID・パスワードを入力してWeb会議に参加する方法
６－１－３．Web会議を開催する方法
６－２．スマホ版(Android/iOS)Zoomアプリの使い方
６－２－１．招待URLからWeb会議に参加する方法
６－２－２．IDとパスワードを入力してWeb会議に参加する方法
６－３．スケジュールミーティング
７．Zoomの使い方
７－１．相手に自分の顔を写せるビデオ開始
７－２．自分の音声を消すことができるミュート
７－３．文字での意思疎通が可能なチャット
７－４．画面共有で資料を共有しながら会議ができる
７－５．反応をすることで相手に意思が伝えられる
７－６．ホワイトボードを使って絵を描くことができる
７－７．大事な会議の録音もZoomで楽々
７－８．バーチャル背景を使うことで部屋の背景も気にならない
７－９．会議の退出は自分からもできる
まとめ
１． Web会議ツール「Zoom」とは？
ZoomとはWeb会議ツールの一種で、複数の参加者とビデオ会議を行うことができます。無料版でも最大100人までとのビデオ通話が可能です。有料版もありますが、無料でも参加することができます。パソコンだけではなく、スマートフォン(Android/iOS)にも対応しているので自宅にパソコンがない場合や家族との共用パソコンしかなく、個人でパソコンを自由に使うことができないといった場合にも手軽に利用することができるサービスです。
例えば、セミナーに参加する場合は主催者から開催時刻と招待URLやミーティングID、パスワードなどが告知されます。告知に従い参加することで自宅に限らず全世界どこからでもネットワーク環境とパソコンやスマートフォンさえあれば参加することができます。
２．Zoomのメリット
Zoomのメリットは参加者の参加のしやすさにあります。ミーティングの主催者はアカウントを作成する必要がありますが、参加者はアカウントがなくても参加することができます。Zoomを初めて使う人もURLからログインすることで簡単に参加することができます。
２－１．録画機能を使えば簡単操作で録画までできる
Zoomには録画機能があり、無料版でも使用することができます。会議やセミナーを開催した場合にも別途ICレコーダーなどで録音する必要がなく、Zoomの機能の中で録画することが可能です。
２－２．大人数での会議もグループワークもできる
Zoomでは無料版であっても最大100人までの参加者と同時にビデオ会議を行うことができます。大人数での会議を行うことができるのも非常に魅力的な点ですが、Zoomにはビデオブレイクアウトルームという機能があり、Zoom上で小規模のグループを作成することができます。大人数でのZoomを開催しながらグループワークを行うこともでき、研修にも最適です。
３．Zoomの安全性
外出自粛やテレワークなど、新しい生活様式を取り入れたことによって、急激にWeb会議ツールの利用者数が増加しました。今までZoomを使用していなかった人たちが使うようになったこともあり、Zoomの脆弱性が指摘され始めました。Zoomは2020年4月27日にZoom5.0をリリースし、ビデオ通信セキュリティの強化を行っています。現在では指摘されていたような危険性はなく安全に使うことができます。また、Zoomは更なるセキュリティ強化を目指して随時対応しています。
３－１.Zoom爆弾について
Zoomの脆弱性が指摘される中で「Zoom爆弾」と呼ばれる事象が起こりました。Zoom爆弾とはSNSなど、不特定多数の人に招待URLをシェアしたことによって招待していない人が入ってきてしまい荒らされるなどの被害が出ることです。しかし、これも招待URLやパスワードの管理をしっかりと行うことで防ぐことができます。主に以下の3つを行うことでZoom爆弾を防ぐことが可能です。
・都度生成されたミーティングIDを使用する
・ミーティングIDとパスワードの管理を厳重にする
・待機室をオンにして参加を許可制にする
セキュリティ設定を正しく行うことでZoom爆弾は防ぐことが可能です。適切な使用をして快適にZoomを使用していきましょう。
３－２．Zoomアプリの脆弱性について
Zoomアプリを使用する際には常に最新版に更新して使いましょう。Zoomは日々セキュリティの強化やサービスの改善を行っています。最新版のアプリを使うことによって最適なサービスを受けることができます。重要な更新などがあるとポップアップで通知されるなど、Zoomからも最新版の利用をお願いされます。通知の確認も行うようにし、最新版のZoomアプリを利用するようにしましょう。
４．Zoomを使用するためにパソコンやスマートフォンに必要な機能
Zoomを使用するためには以下の３つの機器が必要です。
・ウェブカメラ
・マイク
・スピーカー
スマートフォンではこれらの機能は内蔵されていることがほとんどですが、パソコンでは外付けしなければいけない場合もあります。外付けする場合にも家電量販店などで購入することができるので安心してください。
４－１．ウェブカメラ
ウェブカメラは自分の顔を写すために必要ですが、音声のみの通話の場合には必要はありません。また、Zoomではビデオをオフにしての通話も可能です。
４－２．マイク
マイクは自分の声を相手に伝えるために必要です。パソコンやスマートフォンにマイクが内蔵されている場合には使用機器に近づいて話した方が音声を拾いやすくなります。
４－３．スピーカー
相手の声を聞くために必要です。スピーカー以外にもヘッドセットやイヤホンなど、音声を聞くための機器を接続することによってスピーカーの代用とすることができます。スピーカーが内蔵されている場合にも音声が聞きづらい場合もあるのでイヤホンを用意すると家族が近くにいる場合などにも音漏れの心配がなく、自分に最適な音量で聞くことができるので安心です。
５. Zoomのアカウント作成方法
Zoomはアカウントを作成しなくても利用することができますが、アカウントを作成すると、ミーティングの主催者になることができたり、自分の名前を記録しておくことができるなどの利点があります。Zoomを何度も利用していくのであれば、アカウントの作成がおすすめです。
まずは、アカウント情報の登録(サインアップ)を行いましょう。
WebからZoomアカウントを作成する場合はZoom公式HPのサインアップからアカウントを作成することができます。(https://zoom.us/signup) アプリからZoomアカウントを作成する場合はアプリをダウンロードし、サインアップすることでZoomアカウントを作成することができます。Zoom公式HPやiTunes Store・Google Play Storeからアプリをダウンロードしてください。
メールアドレスを入力し、「サインアップは無料です」をクリック
「生年月日」を入力し、「続ける」をクリック
この生年月日は保存されないので個人情報が気になる人も安心して入力してください。
「確認」をクリックします。
登録はメールアドレス以外にもGoogleアカウントやFacebookアカウントを使用することも可能です。Googleでサインイン・Facebookでサインインのところからサインアップすることができます。
メールを開いて「アクティブなアカウント」をクリック
サインアップを行うとZoomからメールが届くので届いたメールを開いてメールアドレスの認証を行います。
「はい」「いいえ」を選択する
「Are you signing up on behalf of a school?」は「あなたは学校を代表して登録しますか？」という質問です。教育関係以外の利用であれば「いいえ」を選びます。学校関係者の場合、「はい」を選ぶと学校名など詳しく質問をされます。
氏名・パスワードを入力し「続ける」をクリック
氏名の入力とパスワードを設定し入力します。パスワードはログインする際に必要になるのでメモを取るなどして覚えておきましょう。
パスワードのルールは４つあります。
・文字が８文字以上
・１つ以上の文字(例：a ．c．.bなど)
・１つ以上の数字(１．２．３など)
・大文字と小文字の両方を含む(Aaなど)
少し複雑なパスワードの設定を行う必要がありますがセキュリティ強化のためにも複雑なパスワードの設定しておくと安心ですね。登録後もパスワードは定期的に変更するとさらに安心です。
「招待する」または「手順をスキップする」をクリック
ミーティングのテスト
次にミーティングURLが定時され、ミーティングテストを行うことができます。これであなた自身のパーソナルミーティングURLが作成されました。テストを行いたい場合は「Zoomミーティングを今すぐ開始」を選ぶことによって開催することができます。
以上でアカウントの作成が完了です。
６．PC版・スマホ版Zoomアプリの使い方
Zoomアカウントの作成ができたら、次はPC版・スマホ版のZoomアプリをダウンロードしましょう。あなたが使用したいデバイスでZoomアプリをダウンロードしていきます。
６－１．PC版(パソコン)Zoomアプリの使い方
PC版のZoomアプリはZoomの公式HP（https://zoom.us/）よりダウンロードすることが可能です。ファイルをクリックし、ダウンロードを行ってください。
それでは、Web会議に参加する方法を見ていきましょう。
Web会議に参加する方法は招待URLからの参加とミーティングIDとパスワードを入力して参加する方法の２種類があります。開催者がどちらの方法をとるか決めるので開催者の指示に従って参加してください。
６－１―１．招待URLからWeb会議に参加する方法
まず、招待URLをクリックします。すると、「Zoom Meetingを開きますか？」と聞かれます。これは、Zoomアプリを開きますか？という質問です。「Zoom Meetingを開く」をクリックしてください。
クリックすると、Zoomアプリが起動します。パスワードが設定されている場合にはパスワードの入力を行います。
「コンピューターでオーディオに参加」をクリックします。
その後に「ビデオ付きで参加」という画面が出てきた場合はクリックするとあなたの映像付きでWeb会議に参加することができます。音声のみの参加を希望する場合は「ビデオなしで参加」をクリックしてください。
６－１－２．ID・パスワードを入力してWeb会議に参加する方法
ID・パスワードを入力してWeb会議に参加する場合はホーム画面から参加します。
ホーム画面の「参加」をクリックし、IDとパスワードの入力を行います。再度、「参加」をクリックするとWeb会議に参加することができます。
「ビデオ付き参加」を選ぶとあなたの映像付きでWeb会議に参加することができます。Web会議中にビデオのオンオフを切り替えることも可能です。
６－１－３．Web会議を開催する方法
次に開催者となりWeb会議を開く方法を見ていきましょう。
Zoomアプリを起動して「新規ミーティング」をクリックします。
次に参加者を招待します。
画面下部にある「招待」をクリックします。
「招待リンクをコピー」または「招待のコピー」をクリックします。
メールなどを使って相手に招待URLを伝え、参加してもらいます。
ミーティングのパスワードは招待のコピーの右側に表示されています。参考画像ではモザイク処理してあります。
６－２．スマホ版(Android/iOS)Zoomアプリの使い方
スマホ版では「Zoom Cloud Meetings」アプリのダウンロードを行います。
６－２－１．招待URLからWeb会議に参加する方法
メールなどで提示された招待URLをクリックします。招待URLをクリックするとZoomアプリが開きます。
パスワードが設定されている場合には開催者から提示されたパスワードを入力します。
初めてZoomアプリを使用した際にはカメラやマイクなどのアクセス権限を求められるので「了解」を選択します。これらを許可することによって相手にもあなたの映像や音声が伝わるようになります。アクセス権限を聞かれなかった場合にはスマートフォンの設定→プライバシー→マイク・カメラのところでそれぞれアクセス許可をすることができます。
これでWeb会議に参加することができます。
６－２－２．IDとパスワードを入力してWeb会議に参加する方法
Zoomアプリを開き、IDとパスワードの入力を行っていきます。
まず「参加」を選択します。
主催者から提示されたミーティングIDを入力することでWeb会議に参加することができます。
参加オプションでオーディオに接続・自分のビデオをオンにすることが選べます。
パスワードが設定されている場合にはパスワードを求められるので入力してください。
６－３．スケジュールミーティング
事前にWeb会議を開催する日時が決まっている場合はスケジューリングしておくことで、事前に予定を組みこんでおくことができます。
スケジュールをクリックします。
開催日時など詳細を設定し、招待URLを作成します。
あとは参加者に招待URLやパスワードなどを伝え、当日に開催するだけです。
７．Zoomの使い方
ZoomはWeb会議ツールですが、機能を使うことによってより快適なビデオ会議を行うことができます。ここではぜひZoomを使う上で使いこなして欲しい機能についてご紹介します。
７－１．相手に自分の顔を写せるビデオ開始
Web会議に参加した後もビデオのオンオフは随時行うことができます。Zoomではビデオがオンになることを「ビデオ開始」といいます。ビデオ開始することで相手に自分の映像が表示されます。音声のみで参加したいときにはビデオを停止したまま参加することで音声のみの参加をすることも可能です。その際にはアカウント設定でプロフィール画像を設定しておくことでその画像が表示されます。お気に入りの写真などのアイコンを設定しておくと相手にも誰か伝わりやすく良いですね。
７－２．自分の音声を消すことができるミュート
ミュートとは自分の音声をオフにすることです。ミュートをオンにしたときには自分の音声が相手に伝わらず、ミュートをオフにすると自分の音声が相手に伝わります。大勢の人と会議をしているときには、個々の些細な音も気になることがあります。そんなときはミュートの機能を使うことでWeb会議に関係のない音を相手に伝えず、快適なWeb会議を行うことができます。自分が発言するときのみ、ミュートをオフにするなど固有のルールも誕生しています。参加するWeb会議やオンラインセミナーのルールを事前に聞いておくと安心です。オンライン飲み会に参加したときには、ご飯を食べている間やくしゃみをするときなどにミュートをオンにすると咀嚼音やくしゃみの音が相手に聞こえないのでリラックスして参加することができます。上手に使っていきたい機能の１つです。
７－３．文字での意思疎通が可能なチャット
Web会議中にチャットを行うこともできます。チャットを使うことによって、大人数でのWeb会議をしている際にも他人と被らずに質問などをすることができます。音声での質問と違い、文字に残るので回答する人も質問を確認しやすいというメリットもあります。送信先は全員と相手を選択しての送信を選ぶことができます。せっかくのみんなでの会議なので、通常は全員を選択して発信することが一般的です。
７－４．画面共有で資料を共有しながら会議ができる
自分のデスクトップ画面を共有することが可能です。事前に資料が配布できなかった場合にも手軽に資料を共有しながら会議を行うことができます。操作方法の説明を行う際にも、実際に操作を見せながら説明をすることができるので便利な機能です。
７－５．反応をすることで相手に意思が伝えられる
反応では２種類の手のマークで反応を示すことができます。開催者から質問があった場合に意思表示として使うことやオンラインセミナーで質問があるときに手を挙げる変わりに使用するなど、反応として使うことができます。大勢が参加するWeb会議では個々がその都度、声を上げると収集がつかなくなってしまうなど、講義の妨げとなってしまうこともあります。反応を使うことによって、スムーズな会議を進行することできます。
７－６．ホワイトボードを使って絵を描くことができる
Web会議ではオフラインでの会議のようにホワイトボードがなく、絵を描いて説明しにくいと感じる人もいるのではないでしょうか。そんな不安もZoomにはホワイトボードがあるので大丈夫です。ホワイトボードの画面は相手と共有することができ、「共有」を選択した後に、ホワイトボードを選ぶことで共有することができます。
７－７．大事な会議の録音もZoomで楽々
画面下の「レコーディング」をクリックすると、録音・録画することができます。
ビデオ会議が終了した際にMP4形式でファイルを保存することができます。
７－８．バーチャル背景を使うことで部屋の背景も気にならない
ビデオ会議として利用することが多いZoomは参加者もビデオをオンにして利用することが多いサービスです。自宅で使用していると自宅内が映ってしまい背景が気になってしまうなんていうことも起こります。そんなときに便利な機能がバーチャル背景です。バーチャル背景にはビジネス向きのシンプルなものからオンライン飲み会のときなどに使用すると個性を表すことができて嬉しいポップなものまで幅広く対応しているのでTPOに合わせてバーチャル背景を選ぶのも楽しいです。
Zoomで用意されている背景だけではなく、自分の好きな背景をライブラリーから選ぶことも可能なので、事前にお気に入りの画像を用意しておくのも良いですね。
７－９．会議の退出は自分からもできる
開催者が会議を終了させると参加者も全員退室となりますが、自分から退出することも可能です。「退出」のボタンを押せば自分のタイミングで退出することができるので挨拶が終わったら退出しましょう。
まとめ
Web会議ツールとして注目が集まっているZoomですが、仕事だけではなく、プライベートでも活躍してくれるツールです。背景のカスタマイズなど、個性も演出することが可能で、使いこなしていけばいくほど、どんどん楽しく利用できるようになる魅力的なツールなのではないでしょうか。これからの時代、Zoomを使う機会は増えていくことが予想されるので、楽しみながら使いこなしていきましょう。
