「社内に埋もれた情報をすぐに探せるようにしたい」「特定の社員に属人化された情報を汎用化したい」
このようなお悩みをお持ちではありませんか？企業活動において、社内の情報蓄積・共有は非常に重要です。
しかしながら、これまでの管理方法の場合は、社内サーバーが煩雑になることで欲しい時にすぐに情報を取り出せないといった問題や、情報が属人化してしまい全体に行き届かないといったことがありました。
そこで便利なツールが、ナレッジマネジメントツールです。ナレッジマネジメントツールを使えば、必要な時にいつでも簡単に情報を取り出すことができ、日々の情報・ナレッジも簡単に保存・整理・共有をすることが可能です。
本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「リスタ！」が、それぞれのナレッジマネジメントツールの特徴、機能、料金などを比較しながら紹介していきます。
社内サーバーの管理を行っているご担当者様や、社内の情報共有に課題感を抱く経営者・事業責任者様はぜひ最後までご覧ください。
ナレッジマネジメントツールとは？
ナレッジマネジメントツールとは、企業が業務を通じて培ってきたノウハウや情報を効率的に収集・管理・共有するために開発されたツールです。
例えば、業務マニュアル・研修資料・ベストプラクティス（最良事例）・議事録・日報・事業方針書など、事業運営に関わる幅広い社内ナレッジが該当します。
ナレッジマネジメントツールを活用すれば、情報が欲しい時にいつでも簡単に探し出すことができます。
例えば仕事の進め方でわからないことがあった時に、ナレッジマネジメントツールで検索をすることで、過去に投稿されたナレッジを見つけることができます。
また、一人の社員がベストプラクティスに取り上げられるような質の高い仕事をした際も、そのプロセスを整理しツールに蓄積しておくことで、それを見た他の社員のスキルアップや早期育成にも繋がります。
このように、ナレッジマネジメントツールを活用して情報を一つにまとめることで、組織力の向上に繋がります。
ナレッジマネジメントツールのメリット
ナレッジマネジメントツールを活用することで、数多くのメリットを享受できます。
現在リモートワークを導入する企業が増えたことで、オフィス内で直接声を掛けて相談するといった機会が減り、代わりにオンライン上でのコミュニケーションが増えています。
ナレッジマネジメントツールを始めとするオンラインツールを活用することで、リモートワーク時においても生産性向上や業務上の無駄を省くことが可能です。
ここでは、ナレッジマネジメントツールの具体的なメリットについて解説していきます。
ナレッジの蓄積・整理・共有が容易
ナレッジマネジメントツールを使えば、業務を通じて得られたナレッジ（情報）を簡単に蓄積することが可能です。
更に、ナレッジマネジメントツールによっては、SlackやChatworkといったグループチャットなどの外部ツールと連携することも可能です。外部ツールと連携をすることで、社内のナレッジを様々な形で活用することができ、更に業務効率化や組織力向上が期待できます。
属人化された業務の汎用化が可能
ナレッジマネジメントツールを使えば、個人に属人化された業務を汎用化し、誰でも同様に業務を行うことが可能です。
例えば、高い成果を出すトッププレーヤーや、ベテラン社員が持つスキルやノウハウを整理・共有をすることで、社内全体のスキル向上に繋がります。
新入社員の早期育成や教育に掛けるコストの削減も期待できます。
離職・異動時の引き継ぎが容易
ナレッジマネジメントツールを使えば社員の離職・異動時にも引継ぎを効率化し、情報の漏れ無く引継ぎの完了が可能です。
営業部門の場合、引き継ぎ情報に抜け漏れがあったりすると、それがきっかけで顧客との信頼関係が崩れ競合他社に奪われてしまうことがあります。
情報を普段から蓄積する仕組みを作ることで、社員の急な退職・休職が発生しても顧客との信頼関係を保つことが可能です。
社内情報を探す時間や労力の削減
ナレッジマネジメントツールを使えばテーマごとに情報が整理されるため、欲しい時に情報を簡単に見つけることができ、情報を探すことに費やす時間や労力の削減が可能です。
スマホやタブレットなどあらゆるデバイスからアクセスが可能なので、外出先やリモートワーク時においても、困った時にすぐに情報を取り出すことが可能です。
ナレッジマネジメントツール比較5選
ここからはナレッジマネジメントツール比較5選をご紹介します。各ツールによって、特長や機能は異なります。ツールの導入を検討する際には、下記の導入時の注意点も参考にしてみてください。
その中で気になったツールがあれば、早速無料トライアルを実施してみると良いでしょう。
Qast（any株式会社）
<概要>
Qast（キャスト）は、「誰でも使える社内の知恵袋」というテーマで開発された、ナレッジ共有ツールです。
シンプルなUIで、パソコン操作が苦手な方やツール導入が初めての企業でも、すぐに慣れることが可能です。既読数確認や匿名での質問、投稿数による貢献度の可視化など組織の情報活性化を促す機能が充実しているのが特長です。
<特長>
・シンプルなUIで初めてのツール導入でも安心。誰でも簡単に投稿ができる
・投稿数は貢献度に応じてスコアを可視化。投稿のモチベーションアップや社内活性化に繋がる
・ワンクリックで知りたい情報にアクセス。情報を探す時間を削減
<導入時の注意点>
シンプルなUIにこだわっているため、ある程度ITリテラシーがある組織には物足りなさを感じる可能性がある
<無料プラン有無>
フリープラン有り
<費用>
| プラン | 費用 |
| フリー | 0円 |
| スタンダード | 720円/月額 |
| エンタープライズ | 1,080円/月額 |
<導入企業の声>
・情報の即時共有と、全員が同じ知識を一律で持てるようになりました！
ホワイトボートで情報を共有していた頃は見ている人、見ていない人が存在していました。情報を見ている人だけが取得できるということがなくなり、全員が情報を把握して、自分のスキルに落とし込めているという点が大きく効果として現れています。（引用：Qast公式サイト導入事例/旅行代理店）
DocBase（株式会社クレイ）
<概要>
DocBase（ドックベース）は、リモートワーク導入をしているチーム・組織に向けて、「セキュアな情報共有」にこだわり開発されたサービスです。
国際標準規格のセキュリティを取得しており、機密情報の漏洩リスクを削減することでリモートワーク導入時の不安を解消します。
ドキュメント作成は、誰でも気軽に簡単に投稿ができ、同時編集機能や権限設定もできるため、リモートワーク時でもチームの生産性を最大化することが可能です。
<特長>
・情報セキュリティの国際標準規格「ISO 27001」、ISMS認定を取得
・シンプルで誰でも気軽に投稿できるドキュメントエディタ。Markdown，同時編集にも対応
・メールやSlack、Chatworkなどのグループチャットツールとの連携で通知が可能。チームの生産性を高める
<導入時の注意点>
作成したドキュメントをグループ化したり、階層で分けたりすることができない。ドキュメントの量が多くなると検索しづらいと感じることがある
<無料プラン有無>
無料トライアル有り
<費用>
| プラン | 費用 |
| スターター | 900円/月額 |
| ベーシック | 4,500円/月額 |
| レギュラー | 9,000円/月額 |
| ビジネス100 | 19,500円/月額 |
| ビジネス200 | 39,500円/月額 |
<導入企業の声>
GoogleDocs、NotionやDocBaseなど同時編集できるツールを使ってワイワイと話しながら作り上げていく体験が最近多くなってきた。むっちゃ秩序があるわけでなく、ある程度のカオス感はあるんやけど、それぞれが状況を見ながらできることをやっていく感じがはまった時の楽しさや進み具合は格別
— yoh nakamura (@yohhatu) November 3, 2020
Accela BizAntenna（アクセラテクノロジ株式会社）
<概要>
Accela BizAntenna（アクセラビズアンテナ）は、製造業・金融業・サービス業を中心にITによるナレッジ活用を支援してきたアクセラテクノロジ社が開発した、ナレッジ共有ツールです。
例えば、現場作業において「装置Aはバネが折れやすい」という気づき発見を、ナレッジベースとなるBizAntennaに情報を発信することで、担当部門はそれらの情報を集約し情報を整理することで、全社に向けたナレッジとして蓄積することが可能です。
提案書、マニュアル、FAQ、手順書など業務プロセスにおける様々な情報・ナレッジを蓄積することが可能です。
<特長>
・自動翻訳技術（Google TranslationAPI）連携で、蓄積したナレッジを海外拠点への発信も可能
・操作マニュアルやトラブル時の解決方法など、製品のメンテナンス技術ノウハウサイトとして運用が可能
・提案成功事例、セールスツールなど、営業活動における様々なナレッジの蓄積が可能
<導入時の注意点>
基本価格＋従量課金制なので利用人数が少ない小規模チーム・組織の場合はランニングコストが高くなる可能性がある
<無料プラン有無>
要問合せ
<費用>
要問合せ
<導入企業の声>
・自動翻訳機能で海外のサービスエンジニアの対応品質底上げに！
海外拠点の増加に比例して、問合せ対応の負荷と海外特有の“言語の壁”が課題として顕在化していました。自動翻訳機能を有し、翻訳の手間をかけず自国語で必要なナレッジを検索・参照できることが絶対条件でしたので、Accelaはそこにマッチしていました。（Accela公式サイト導入事例/電子部品メーカー）
flouu（プライズ株式会社）
<概要>
flouu（フロー）は、社内に散在した情報・文書を集約し、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースです。
議事録や仕様書・マニュアルなど、社内のナレッジを複数人で編集が可能。編集履歴も確認ができるので、いつ仕様が変更になったかの把握も容易です。
作成文書はテンプレート化ができるので、文書作成に掛ける時間の短縮はもちろん、人によって文書作成の質の違いや情報の抜け漏れを防止することが可能です。
<特長>
・文書作成は複数人での同時編集が可能。いつでもどこでもリアルタイムに作成・共有ができる
・頻繁に作成する文書はテンプレートで登録しボタンひとつで呼び出すことが可能。毎回イチから文書作成をする手間を削減
・チーム内でのフィードバックや議論はチャット機能で見える化。文書作成からディスカッションまで統一できる
<導入時の注意点>
1ユーザーごと追加ごとの従量課金制なので、会社規模や利用期間によっては年間トータルの運用コストが負担になる可能性がある
<無料プラン有無>
無料プラン有り（14日間）
<費用>
| プラン | 費用 |
| スタンダード | 500円/月額 |
| エンタープライズ | 要問合せ |
<導入企業の声>
・今までありそうでなかった使い勝手が導入のポイント！
今まで利用していたツールは、ドキュメントがどこにあるのかわからなくなってしまったり、UIがよくなかったりとなかなか使い続けられませんでした。flouuは大量のドキュメントを統一でき、かつクラウドサービスなので気軽に使えました。（flouu公式サイト導入事例/印刷事業）
COCOMITE（コニカミノルタ株式会社）
<概要>
COCOMITE（ココミテ）は、オンラインでわかりやすい業務手順を、いつでも・どこでも・だれとでも共有できることをコンセプトに開発されたナレッジマネジメントツールです。
企業のリモートワーク導入が進んだことで、従来のOJT中心の教育が難しくなりりつつあります。COCOMITEを活用することで、社員のノウハウを集約した業務マニュアル化が可能となります。
作成したマニュアルはスマホやタブレットでいつでも確認ができるので、仕事を進める上で困った時や情報が欲しい時に瞬時にアクセスが可能です。
<特長>
・基本レイアウトに沿って入力するだけで、わかりやすいマニュアルを、簡単・スピーディに作成
・情報にすぐにたどり着けるフォルダ管理機能。フォルダごとにアクセス権限設定ができるため、用途にあった運用が可能
・フォルダやファイルの共有リンクが取得できる。リンクを発信するだけで必要な情報を素早く届けることが可能
<導入時の注意点>
公開時の承認機能や、WordやExcelの添付機能がない（今後追加を予定）
<無料プラン有無>
無料トライアル有り（30日間）
<費用>
| プラン | 費用 | 初期費用 | 編集者数 |
| エントリープラン | ・月額22,000円 ・年額220,000円 | 65,000円 | 3人 ※4人以上は別途追加 |
| スタンダードプラン | ・月額60,000円 ・年額600,000円 | 65,000円 | 20人 ※21人以上は別途追加 |
<導入企業の声>
・店舗マニュアルだけではなくバックオフィス業務にも活用できる！
COCOMITEは直感的に作成や共有がしやすく、汎用性の高いレイアウトであるため、これからの活用ビジョンにあっていると感じました。また、レシピから経費精算マニュアルまで様々なマニュアルを一か所・一つのツールで閲覧や管理ができるところも大きな決め手の1つでした。（引用：COCOMITE公式サイト導入事例/飲食チェーン）
ナレッジマネジメントツールを比較表で確認
| ツール名 （企業名） | 特長 | 費用 |
| Qast （any株式会社） | ・シンプルなUIで初めてのツール導入でも安心。誰でも簡単に投稿ができる ・投稿数は貢献度に応じてスコアを可視化。投稿のモチベーションアップや 社内活性化に繋がる ・ワンクリックで知りたい情報にアクセス。情報を探す時間を削減 | ・フリー：0円 ・スタンダード：720円/月額 ・エンタープライズ：1,080円/月額 |
| DocBase （株式会社クレイ） | ・情報セキュリティの国際標準規格「ISO 27001」、ISMS認定を取得 ・シンプルで誰でも気軽に投稿できるドキュメントエディタ。Markdown， 同時編集にも対応 ・メールやSlack、Chatworkなどのグループチャットツールとの連携で 通知が可能。チームの生産性を高める | ・スターター：900円/月額 ・ベーシック：4,500円/月額 ・レギュラー：9,000円/月額 ・ビジネス100：19,500円/月額 ・ビジネス200：39,500円/月額 |
| Accela BizAntenna （アクセラテクノロジ株式会社） | ・自動翻訳技術（Google TranslationAPI）連携で、蓄積したナレッジを海外 拠点への発信も可能 ・操作マニュアルやトラブル時の解決方法など、製品のメンテナンス技術の ノウハウサイトとして運用が可能 ・提案成功事例、セールスツールなど、営業活動における様々なナレッジの 蓄積が可能 | 要問合せ |
| flouu （プライズ株式会社） | ・文書作成は複数人での同時編集が可能。いつでもどこでもリアルタイムに 作成・共有ができる ・頻繁に作成する文書はテンプレートで登録しボタンひとつで呼び出すこと が可能。毎回イチから文書作成をする手間を削減 ・チーム内でのフィードバックや議論はチャット機能で見える化。文書作成 からディスカッションまで統一できる | ・スタンダード：500円/月額 ・エンタープライズ：要問合せ |
| COCOMITE （コニカミノルタ株式会社） | ・基本レイアウトに沿って入力するだけで、わかりやすいマニュアルを簡単・ スピーディに作成 ・情報にすぐにたどり着けるフォルダ管理機能。フォルダごとにアクセス 権限設定ができるため、用途にあった運用が可能 ・フォルダやファイルの共有リンクが取得できる。リンクを発信するだけで 必要な情報を素早く届けることが可能 | ・エントリープラン 月額：22,000円 年額：220,000円 初期費用：65,000円 ・スタンダードプラン 月額：60,000円 年額：600,000円 初期費用：65,000円 |
まとめ：ナレッジマネジメントツールはナレッジの蓄積・汎用化が可能
この記事では、日々の業務で培ったナレッジの蓄積・共有に役立つナレッジマネジメントツールについて、導入時の注意点・特長を各サービスの比較を交えて紹介してきました。
ナレッジマネジメントツールを活用すれば、情報の属人化の抑制や、情報が欲しい時と思った時にいつでも情報の検索・閲覧が可能です。
ナレッジマネジメントツールには、今回ご紹介した以外にも数多くのサービスがあります。どのサービスが自社に合うか悩む方も多いと思いますので、最後にナレッジマネジメントツール導入を成功させるためのポイントをご紹介します。
もし、自社に見合ったナレッジマネジメントツールの選び方がわからないといった場合や、導入後の戦略的な活用方法がわからないといった場合は、それぞれのナレッジマネジメントツールの資料請求・お問い合わせを行って導入を検討してみてください。
