結論：稟議書は「目的・内容・費用・効果」の4点を簡潔に示せば承認判断に足ります。長い説得資料は不要で、決裁者が見る項目を1枚にまとめるのが基本です。
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 何を申請するか分かる名称 | Web会議システム導入の件 |
| 起案日・申請者 | 起案した日付・所属・氏名 | 2026年11月2日 総務部 佐藤 |
| 目的・背景 | 現状の課題となぜ今必要か | オンライン打合せ増加に伴う移動コスト削減 |
| 内容 | 何をどう導入・購入するか | A社Web会議システムを営業部10アカウントで導入 |
| 費用 | 初期費用と継続費用 | 初期0円、月額15,000円（10アカウント） |
| 期待効果 | 測れる単位での成果 | 出張費の削減（年間40万円）、打合せ準備時間の短縮（月10時間） |
| スケジュール・添付 | 導入時期と根拠資料 | 12月1日運用開始、見積書添付 |
稟議書テンプレート（Excel・空欄）／記入例つき稟議書テンプレート（Excel）
以下ではWeb会議システム導入の申請を例に、記入例と書き方のコツを説明します。
稟議書の記入例
営業部のWeb会議ツール刷新を想定した記入例です。Excelテンプレート（記入例入り）と同じ内容にまとめています。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | Web会議システム導入の件 |
| 起案日 | 2026年11月2日 |
| 所属・氏名 | 総務部 佐藤 |
| 目的・背景 | 取引先とのオンライン打合せが増え、現行の無料ツールでは時間制限と録画機能が不足しているため |
| 内容 | A社Web会議システムを営業部10アカウントで導入。録画・画面共有・議事メモ連携を利用する |
| 費用 | 初期費用0円、月額15,000円（10アカウント分） |
| 期待効果 | 出張費の削減（年間40万円）、打合せ日程の短縮（調整期間 平均3日→1日）、録画による確認工数の削減（月8時間） |
| スケジュール | 11月中旬アカウント発行、12月1日運用開始 |
| 添付資料 | A社料金表・機能一覧 |
稟議書とは
稟議書は、購入や導入、施策の実施について社内の承認を得るための文書です。決裁者が内容を判断し、承認の記録を残す目的で使われます。
稟議が通らない限り発注や契約に進めないため、判断材料の整理が書類の役目です。長い資料を読ませるのではなく、必要な情報を1枚で示す形が定番です。
電子化したワークフローなら、回付から承認までの記録が自動で残ります。紙の稟議書と書く内容は同じで、項目を決めたテンプレート運用が一般的です。
稟議書の書き方のコツ5つ
書き方のコツは次の5つです。
- 件名は名詞形で具体的に：「〜の件」「〜について」で終わる形が一般的です。「Web会議システム導入の件」のように、対象を具体名で書きます。
- 目的は現状の課題から書く：なぜ今必要かを冒頭で示すのが基本です。製品の売り文句ではなく、自社が困っている事実を書きます。
- 費用は初期と継続を分ける：月額・年額・保守費を分けると総額の比較が容易です。細かい内訳は見積書を添付して本文を短く保ちます。
- 効果は測れる単位で書く：「効率化」だけでは判断材料になりません。「出張費」「移動時間」「確認工数」など、あとで検証できる単位に置き換えます。
- 承認ルートを先に確認する：金額や案件種別で回付先は変わるものです。総務・情シス・法務などの照査要否を、提出前に社内規程で確かめます。
稟議書でよくある失敗3つ
次の3つは稟議書で起きがちな失敗です。
- 比較検討の記載がない：1案だけだと「他は確認したか」と差し戻されます。比較した2〜3案と、それを落とした理由を添えます。
- 費用の根拠が曖昧：「約15,000円」のような曖昧な金額は承認しにくいものです。見積の項目・数量を写し、添付資料と一致させます。
- 効果が抽象的：「業務効率が上がる」だけでは判断できません。削減したい時間や金額に置き換えて書きます。
稟議書に関するFAQ
稟議書でよく聞かれる質問をまとめました。
稟議書の回付先はどう決めますか
金額区分と案件種別で決まるのが一般的です。関係部署への照査が要るか、先に総務や承認規程で確認します。
稟議と発注・契約の順番は
稟議が承認されてから発注・契約へ進む流れが基本です。先に契約すると事後承認となり、内部統制上の指摘対象になります。
電子稟議と紙の稟議の違いは
記入項目は同じです。電子化すると回付履歴と承認記録が残り、紛失リスクと進捗の確認手間が減ります。
稟議・承認業務を効率化するツール
申請から承認までをオンラインで回すワークフローシステムや、契約締結まで電子化する電子契約システムを使うと、回付と保管の手間を減らせます。比較記事とサービス一覧は次のリンクを参照してください。
まとめ
稟議書は判断材料を1枚に整理する書類です。テンプレートの必須項目を埋め、費用と効果を分かる形で示せば、差し戻しを減らせます。
提出前に承認ルートと添付資料をそろえておくと、回付も早く進みます。まずはExcelテンプレートをダウンロードして、自社の申請項目に合わせて調整してください。
