経費精算システムとは、紙やExcelでおこなっていた経費精算データを一元管理し、オンライン上で経費申請・承認が可能になるシステムのことです。
経費精算システムを活用することで、経費精算業務に掛かる時間や労力の大幅な削減が可能です。さらに、パソコン以外でもスマートフォンから申請できるため、テレワークや社員の外出が多い企業などでは、申請側・承認側双方にとってメリットが大きいシステムです。
本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、経費精算システムの特長・機能・料金などを比較しながら紹介していきます。
この記事を読んでいただくことで、経費精算をシステム化すべき理由や、自社に合う経費精算システムの選び方がわかるようになります。
経費精算業務の見直しを検討中の経営者様や、働き方改革をテーマに掲げる経理部門のご担当者様はぜひ最後までご覧ください。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、経理業務のプロセスを自動化し、これまで膨大な時間と労力を要していた経理業務の効率化を目的に開発されたシステムのことです。
これまで経費精算業務は、社員一人ひとりの申請書類の確認や承認、口座への入金手続きなど、膨大な時間と労力が掛かっていました。
経費精算システムを導入することで、多くの経理業務を自動化することが可能です。
経費精算システムの選び方
経費精算システムにはさまざまな種類があります。各社のシステムによって機能や特長も異なりますので、あらかじめ「自社にはどういったシステムが合うか？」と検討する必要があります。
そこで本章では、経費精算システム導入を検討する際に参考にしていただきたい「経費精算システムの選び方」を紹介します。
ランニングコストやオプションに掛かる費用を確認する
経費精算システムはクラウド型が主流になっているため、月額利用料がかかります。また、基本料金のほかにも初回導入費や、オプション料金も加わりますので、総額でいくら掛かるかはシミュレーションが必要です。
各社のシステムによって、標準実装されている機能と、有料オプションになる機能があります。そのため、自社が最低限使う機能や、将来的に検討したい機能などを整理した上で比較検討することをおすすめします。
従業員全員にとって使いやすいか確認する
経費精算システムは、従業員が日常の経費精算申請にて活用しますので、従業員にとって使いやすいかどうかは非常に大切です。
特に導入開始後は、
- 使い方がわからない
- 今までのやり方でよかった
など質問や不満が出やすいものです。
そうした状況になることを想定される場合は、まずはトライアルから始めることがおすすめです。特に、ITシステム操作が苦手な方などを中心に対象者にトライアルを受けていただくことで、そのシステムが使いやすいかどうかがわかります。
そして、トライアル運用時にでてきた質問や使い方でつまづいた点を、導入マニュアル・FAQにまとめておきます。そうすることで、本導入後の全体への浸透がスムーズになります。
ICカードや、勤怠管理システムとの連携ができるか確認する
経費精算システムの中には、ICカードやクレジットカード、さらに勤怠管理システムなどの他のサービスと連携できる機能があります。
例えば、ICカードと連携すれば、
- いつ
- どこに行ったか
- いくら掛かったか
がすべてデータとして保存されるため、手入力で申請が不要になります。
すべて記録として残るため、経費の不正利用や無駄な経費使用を防ぐことが可能です。
セキュリティ・サポート体制があるか確認する
導入後のサポート体制がどのようになっているか確認しましょう。
確認の際は下記の表を参考にしてください。
| 確認項目 | 確認内容 |
|---|---|
| サポートの方法 | 電話・メール・チャット |
| 誰が対応するのか | カスタマーサポート、専任担当者 |
| 対応可能時間 | 平日のみ、365日対応、18時迄など |
| 定例会有無 | あり・なし |
サポート体制は各社によって異なります。
またサポートの必要性は、主に経費管理システムを使うことになる経理担当者の力量によっても異なるため、自社の状況に合わせて検討することをおすすめします。
経費精算システム比較5選
ここからは、「Smarf」厳選の経費精算システム5選をご紹介します。
気になったサービスがあれば、直接ベンダーに資料請求するか、トライアルを実施してみてください。
楽楽精算（株式会社ラクス）
概要
楽楽精算は、経費・交通費・旅費など、経費にかかわるすべての処理を一元管理できる経費精算システムです。
社員の申請、管理者の承認、経理担当者の経理作業といった経費精算のひと通りの流れにおいて、各作業の電子化や自動仕訳・会計ソフト連携など、さまざまな機能で業務効率化の向上や、人的ミスの防止を実現します。
セキュリティ対策も徹底しているため、情報漏洩のリスクを抑えた運用が可能です。
特長
- 電子帳簿保存法へ対応。領収書をスマホで撮影しアップロードするだけで、領収書の電子保管が可能。手入力作業が減り、経費精算業務の負担を大幅に軽減
- 国内屈指のデータセンターでの管理体制を完備。24h/365日の監視、災害時に備えたバックアップ体制、アクセス制限等のセキュリティー機能も充実
- 自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。申請項目・申請画面レイアウト、承認ワークフローの変更など、組織の変動にあわせて柔軟に対応
導入時の注意点
機能が豊富で自由度は高いが、その分多少使い勝手が悪いという声がある
無料プラン有無
無料トライアル有り
費用
初期費用＋月額費用（基本プラン＋オプション）
| 品目 | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| 1〜50ユーザーライセンス | 100,000円 | 30,000円 |
| 50ユーザー追加 | 0円 | 10,000円 |
| 100ユーザー追加 | 0円 | 20,000円 |
導入企業の声
導入効果を非常に強く感じるのはネットバンキングの振込データ（FBデータ）作成時です。今まではデータ作成後、振込を1つずつ手作業で行っていたので経費処理全体で270時間前後かかっていたと思います。「楽楽精算」導入後は、振込データ（FBデータ）を自動で作成、そのまま各ネットバンキングに連携できるので、作業時間が20～30時間程度まで削減されました。
引用：楽楽精算公式サイト/導入事例（卸売業）
経費精算データの抽出・確認作業がほぼ無くなりました。さらに集計作業は、各社のデータ形式が揃いRPAやBIツールを組み合わせて活用することが可能となり、大幅に時間を削減する事が出来ました。結果として、経費精算分析レポート作業に10日以上かかっていたところが、1日で終わるようになっています。
引用：楽楽精算公式サイト/導入事例（エンターテインメント）
ジョブカン経費精算（株式会社Donuts）
概要
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド管理できる経費精算システムです。
申請者・承認者・経理担当者の業務負担を軽減するほか、組織の意思決定スピード向上に貢献します。
スマホにも対応しているため、時間・場所を問わず経費精算が可能。シンプルなUI設計なので、初期設定のほか、申請・承認作業もだれでもかんたんに行うことが可能です。
特長
- ジョブカン勤怠管理と併用することで、交通系ICカードの情報を自動収集が可能。交通費精算も楽に
- メール、電話、チャットでの無料サポート有り。初期費用・月額固定費・最低利用期間もないので気軽にはじめられる
- 使いやすさにこだわったシンプルなUI。システム操作が不慣れな方でもだれでもかんたんに操作が可能
導入時の注意点
Webページの表示や画面遷移時の反応が悪い場合があり、「打刻したつもりができてなかった」といった声があります
無料プラン有無
トライアル期間あり（30日間）
費用
- 初期費用・サポート費用 0円
- 月額費用 400円/1ユーザー（ジョブカン他サービスを利用中の場合350円/1ユーザー）
導入企業の声
直行直帰のメンバーが多いのですが、GPS打刻により出社時間などの管理と把握が楽になりました。また労務は、従業員情報の一元管理が可能になりました。年末調整機能も使用したのですが、マニュアルなどを配布しなかったにもかかわらず、大半のスタッフは問題なく入力が完了しました。
引用：ジョブカン公式サイト/導入事例（不動産）
さまざまなサービスの1か月無料プランを試し、比較しました。自分なりに触って、使いやすさや自社が実現したい機能があるかどうかを見ていました。なかでもジョブカンは「シンプルさ」と「処理の速さ」が良かったですね。使い方はある程度慣れの部分が多いと思いますが、複雑なシステムは慣れるまでの効率が悪いですし、動きの遅いシステムはどれだけ使い慣れてもストレスがありますから、この点が優れているのは魅力でした。
引用：ジョブカン公式サイト/導入事例（レシピ動画サービス）
マネーフォワードクラウド経費（株式会社マネーフォワード）
概要
マネーフォワードクラウド経費は、電子マネー・クレジットカード・交通系ICとの自動連携により、経費精算を自動化できる経費精算システムです。
今まで手入力で行っていた申請業務をオートメーション化することで、経費精算の手間を大幅削減し、入力ミスがないペーパーレス申請を実現します。
特長
- 各種交通費の手入力をなくすオートメーション機能。一度データ連携すれば、その後は経費を使うたびに自動で取得なので、入力ミスや、入力時間の無駄を省く
- 特許取得の独自の領収データ取得により、タクシー・電車・飛行機などの領収書画像データを自動で取得が可能。領収書の撮影や手入力の手間が不要
- 独自の振込API機能により、各種ネットバンキングとの自動連携が可能。情報転記が不要になるので、経理業務の工数と手間を大幅に削減
導入時の注意点
電話サポートに対応していないため、操作方法等の質問の場合は、メール・チャットでのやり取りとなります
無料プラン有無
1ヶ月無料
費用
| プラン | 年額プラン | 月額プラン |
|---|---|---|
| スモールビジネス | 年額35,760円 （2,980円/月あたり） | 月額3,980円/月 |
| ビジネス | 年額59,760円 （5,980円/月あたり） | 月額5,980円/月 |
| エンタープライズ | 要問合せ | 要問合せ |
導入企業の声
マネーフォワード クラウドを導入して、時間が生まれたという実感があります。中小企業はどこも少人数で運営しています。その中で新規事業をやろうと思ったら営業、現場、事務と全部やらないといけないので時間が必要になります。そのため今やっている業務を見直したり効率化したりして時間を捻出しなければなりません。地方の中小企業や店舗経営者にも、時間に追われている人が多いと思うのでクラウド会計はかなりオススメしたいです。
引用：マネーフォワードクラウド経費導入事例/水産加工
週1勤務の社員が、1人でバックオフィス業務を担当する体制が5年続いています。創業時と比べると社員数は約5倍に増えましたが、当時と変わらない工数でこなせているのは効率化が進んでいることだと思います。よく考えるとすごいですよね（笑）
引用：マネーフォワーククラウド経費導入事例/イラスト・デザイン
Concur Expense（株式会社コンカー）
概要
Concur（コンカー）は、経費精算業務のデジタル化を図り、業務の生産性を向上や企業の経費使用状況の適正化に貢献する経費精算システムです。
社員・承認者の経費精算業務はスマホアプリ内で完結するので、経費申請・承認のために、オフィスに帰社することは不要。特にテレワーク時や、直行・直帰が多い営業担当者の生産性向上、業務効率改善を図ることが可能です。
また、経理担当者側は「経費規定の自動チェック」や「監査証跡の自動記録」などにより、不正経費の撲滅と経費担当者の労務コスト削減を実現します。
特長
- 経費申請状況の見える化で、必要な経費と無駄な経費を詳細に把握が可能。プロジェクトの投資対効果を正しく分析可能
- 週末に発生した経費・接待費の上限超過・事前申告なしの経費支出など、経費規定の自動チェックが可能
- 交通系ICカード、法人カード、各種外部サービスとの連携が可能。あらゆる使用経費を自動で収集。電子帳簿保存法にも対応済み
導入時の注意点
UIのデザインが古い。申請時の動作にも時間がかかる。といった声があります。
無料プラン有無
要問合せ
費用
要見積もり
導入企業の声
成績の優れた営業の経費の使い方がわかれば、それをナレッジとして営業で共有、応用することができます。単にデータをもらうだけの経理でなく、“戦略に役立つ情報を出せる経理”をめざします。SAP Concur はそのための大きな力になっています。
引用：Concur Expence導入事例/ゴルフメーカー
Concur Expenseに移行して、大幅な時間短縮やコスト削減が実現できました。将来はデータ分析機能を使った販管費の管理などを進めて、より戦略的な経費の節約と最適化を目指します。
引用：Concur Expence導入事例/家電メーカー
ハイ！経費（株式会社バルテック）
概要
ハイ！経費は、直接利益を生まないノンコア業務＝「移動」「交通費・経費申請書の作成」「日報作成」を減らし、本来やるべきことのコア業務に集中することを目的とした経費精算システムです。
中でも、ハイ！経費の一番の特長は、従来多くの時間を取られていた交通費申請業務のシステム化に特化していることです。交通系ICカードの自動集計や、出張申請・精算、自動仕訳などが可能です。
営業職など外勤比率が高い企業におすすめです。
特長
- 交通費精算に特化し、交通費申請に関わる手続きを自動化
- 初期費用＋月額300円〜（1アカウント）利用可能なので、少額コストで運用が可能
- 最少人数1名から利用可能なので、小規模チームにもおすすめ
導入時の注意点
スマホアプリがないため、スマホで操作をする場合はパソコンブラウザを使う必要があります。他社と比べて利便性・使いやすさが劣る可能性があります。
無料プラン有無
無料トライアルあり
費用
初期費用 1アカウントあたり1000円
月額費用 1アカウントあたり月額300円
導入企業の声
使ってみるとすごく簡単に交通費などの申請ができるので良かったです。以前までは月末にまとめて1時間半ぐらいかかっていたものが外出先でも利用可能なので都度、それも数分で申請ができるのには営業側に喜ばれています。管理側としても通勤定期区間分は控除されて正確な区間の交通費精算が可能なので確認・処理のスピードが上がりました。
引用：ハイ！経費公式サイト導入事例/WEB広告
同じ経費精算システムを比較した場合、価格の安さも惹かれたのですが、経路探索システムとの連動や、ＩＣカード読み込み機能等、いくつか必要な機能があるなか、ハイ！経費はすべての必要な機能を持っていました。
引用：ハイ！経費公式サイト導入事例/医療機器製造販売
経費精算システムを一覧表で確認
| システム名 （運営企業名） | 特長 | 費用 |
|---|---|---|
| 楽楽精算 （株式会社ラクス） | ・電子帳簿保存法へ対応。領収書をスマホで撮影しアップロードするだけで、領収書の電子保管が可能。手入力作業が減り、経費精算業務の負担を大幅に軽減 ・国内屈指のデータセンターでの管理体制を完備。24h/365日の監視、災害時に備えたバックアップ体制、アクセス制限等のセキュリティー機能も充実 ・自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。申請項目・申請画面レイアウト、承認ワークフローの変更など、組織の変動にあわせて柔軟に対応 | ・1〜50ユーザーライセンス：月額費用30,000円 ・50ユーザー追加：月額費用 10,000円追加 ・100ユーザー追加：月額費用 20,000円追加 |
| ジョブカン経費精算 （株式会社Donuts） | ・ジョブカン勤怠管理と併用することで、交通系ICカードの情報を自動収集が可能。交通費精算も楽に ・メール、電話、チャットでの無料サポート有り。初期費用・月額固定費・最低利用期間もないので気軽にはじめられる ・使いやすさにこだわったシンプルなUI。システム操作が不慣れな方でもだれでもかんたんに操作が可能 | ・初期費用・サポート費用 0円 ・月額費用 400円/1ユーザー |
| マネーフォワードクラウド経費 （株式会社マネーフォワード） | ・各種交通費の手入力をなくすオートメーション機能。一度データ連携すれば、その後は経費を使うたびに自動で取得なので、入力ミスや、入力時間の無駄を省く ・特許取得の独自の領収データ取得により、タクシー・電車・飛行機などの領収書画像データを自動で取得が可能。領収書の撮影や手入力の手間が不要 ・独自の振込API機能により、各種ネットバンキングとの自動連携が可能。情報転記が不要になるので、経理業務の工数と手間を大幅に削減 | ・スモールビジネス：年額プラン 年額35,760円 月額プラン 月額3,980円 ・ビジネス： 年額プラン 年額59,760円 月額プラン 月額5,980円 |
| Concur Expense （株式会社コンカー） | ・経費申請状況の見える化で、必要な経費と無駄な経費を詳細に把握が可能。プロジェクトの投資対効果を正しく分析可能 ・週末に発生した経費・接待費の上限超過・事前申告なしの経費支出など、経費規定の自動チェックが可能 ・交通系ICカード、法人カード、各種外部サービスとの連携が可能。あらゆる使用経費を自動で収集。電子帳簿保存法にも対応済み | 要見積もり |
| ハイ！経費 （株式会社バルテック） | ・交通費精算に特化し、交通費申請に関わる手続きを自動化 ・初期費用＋月額300円〜（1アカウント）利用可能なので、少額コストで運用が可能 ・最少人数1名から利用可能なので、小規模チームにもおすすめ | ・初期費用 1アカウントあたり1000円 ・月額費用 1アカウントあたり月額300円 |
まとめ｜経費精算システムを活用すれば、経費精算業務の効率化が可能！
この記事では、経費精算業務を効率化する「経費精算システム」について、各システムの特長や実際に利用された企業の声も含めて紹介してきました。
経費精算システムを使えば、今まで紙の領収書やExcelで集計していた経費精算書類を、データとしてシステムに集約し一元管理が可能になります。
パソコンやスマホから経費申請ができるためテレワークで働く場所が離れていても、いつでもどこでも経費申請が可能です。
操作自体も直感的に使いやすい仕様になっているため、紙の申請書に慣れた経理ご担当者様はもちろん、システム操作に不安のある社員の方まで誰でもカンタンに操作が可能です。
もし自社に見合った経費精算システムの選び方がわからないといった場合や、導入後の操作方法がわからないといった場合は、経費精算システムの資料請求や、ベンダーに直接問い合わせた上で導入を検討してみてください。
